Praktische tips
Het uitvoeren van medewerkersonderzoeken is geen eenvoudig proces. Effectory geeft u hiervoor graag een aantal tips.
Zeventien tips voor een succesvol medewerkersonderzoek.
Wilt u een reorganisatie begeleiden? Wilt u de productiviteit van uw medewerkers omhoog schroeven? Met een duidelijke doelstelling schept u de juiste verwachting bij uw medewerkers en management.
Wilt u inzicht in de tevredenheid van uw medewerkers? Of wilt u weten of uw medewerkers de beslissende extra stap zetten? Dan heeft u bijvoorbeeld ook inzicht in de betrokkenheid, motivatie en engagement nodig. Indien u dit helder voor ogen heeft, weet u ook wat voor soort vragen u in uw vragenlijst op moet nemen.
Wilt u een globale impressie (organisatiebreed) of een diepgaand beeld per divisie of afdeling? Deze keuze bepaalt mede of u kunt werken met een steekproef of niet. Een steekproef levert een besparing op, maar een onderzoek onder alle medewerkers biedt meer rendement: iedereen kan zijn inbreng leveren, alle ideeën komen naar voren.
Het onderzoek levert belangrijke informatie op voor uw organisatie. Iedereen moet daarom enthousiast zijn; voor, tijdens en na het onderzoek.
Kondig het onderzoek vooraf aan en communiceer het belang van het onderzoek duidelijk. Dit bevordert een hoge respons en de kwaliteit van de antwoorden.
Creëer allereerst een breed draagvlak binnen uw organisatie. Dit kunt u bereiken door vooraf enkele medewerkers uit verschillende alle lagen van uw organisatie te consulteren over de inhoud van de vragenlijst. Welke vragen en onderwerpen maken het onderzoek voor hen waardevol? Promoot het onderzoek vervolgens breed binnen uw organisatie, zodat iedereen weet dat het eraan komt en begrijpt wat het doel is! Benadruk hierbij anonimiteit. Zorg vervolgens voor gebruiksvriendelijke en visueel aantrekkelijke vragenlijsten. Houd het beknopt en werk zo min mogelijk met controlevragen: dit nodigt niet uit om in te vullen.
Betrek het lijnmanagement bij de opzet van het onderzoek. Hun toewijding is essentieel wanneer u met de resultaten aan de slag wilt.
Geef ook de OR en eventueel de vakbond invloed bij de totstandkoming van de vragenlijst.
Alleen dan zullen medewerkers zich vrij voelen om hun échte mening te geven. Laat het onderzoek door een neutrale partij begeleiden om de anonimiteit te garanderen. Een goed bureau zal om dezelfde reden een minimumgrens stellen aan specificatie van de resultaten (bijvoorbeeld niet gedetailleerder dan groepen van 10 medewerkers). Denk eraan dat het onderzoek weliswaar volledig anoniem kan zijn, maar dat de medewerker dit ook zo moet ervaren.
Bedenk dat het opstellen van goede vragenlijsten specialistenwerk is. Houd de vragenlijst beknopt en beperk u tot essentiële vragen. Wees niet bang voor open vragen; die leveren vaak waardevolle ideeën op en houden het onderzoek levendig.
Maak een onderscheid tussen werkbeleving en tevredenheid over de interne diensten. Medewerkerstevredenheid is iets heel anders dan tevredenheid over de facilitaire diensten.
Kies een geschikte methode voor het onderzoek: denk daarbij aan de anonimiteit en de beleving van anonimiteit door de medewerker. Schriftelijk onderzoek en onderzoek via internet zijn het meest geschikt. Probeer te vermijden dat medewerkers de vragenlijst op hun afdeling moeten invullen. Ze voelen zich dan niet vrij en het risico van groepsmeningen ontstaat.
Zorg voor toegankelijke, uitnodigende rapportages: dikke mappen verdwijnen snel in de kast. Geef een samenvatting van de hoofdlijnen. Met een rapportage per organisatieonderdeel zorgt u ervoor dat iedereen de voor hem relevante informatie ontvangt.
Communiceer veel over de uitkomsten: laat zien dat u blij bent met de inbreng. Geef duidelijk aan wat het vervolgtraject is en hoe de planning eruit ziet. Houd de organisatie op de hoogte van de vorderingen. Communiceer bijvoorbeeld eens per kwartaal in het personeelsblad of geef de informatie via het intranet.
Focus niet alleen op verbeterpunten maar breng ook positieve uitkomsten onder de aandacht.
Meet periodiek, maar niet te vaak. Doorgaans is een jaarlijkse frequentie voldoende.
Betrek uw medewerkers bij het opstellen van verbeteringen. Verbetering is niet alleen de verantwoordelijkheid van het management.
Alle aandachtspunten zijn vanzelfsprekend verwerkt in de verschillende medewerkersonderzoeken van Effectory.