Adaptieve organisatie vraagt om flexibele onderzoeksvorm

Het huidige zorglandschap is dynamisch en veranderingen volgen elkaar in rap tempo op. Het is belangrijk om hier als organisatie op te anticiperen. Lerende zorgorganisaties hebben daarom de toekomst. Het zijn organisaties die continu  investeren in persoonlijke, team- en organisatieontwikkelingen en zich daarbij blijvend afvragen hoe ze hun toegevoegde waarde kunnen vergroten. Ze hebben een goede aansluiting met de medewerkers en zijn daardoor zeer cliëntgericht. Deze factoren zorgen ervoor dat lerende organisaties veel adaptiever zijn dan niet-lerende organisaties en zich goed kunnen wapenen tegen zowel externe als interne veranderingen. Juist met de nieuwe Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) zijn deze factoren van groot belang voor de toekomstbestendigheid van zorgorganisaties. De vraag is hoe deze adaptieve werkomgeving  te creëren en te behouden? Input vragen aan medewerkers is daarbij van cruciaal belang. Zij zijn immers de  kracht van de organisatie en voelen vaak haarfijn aan wat goed gaat en wat beter kan. We zien nog te vaak dat medewerkers niet, of op een verkeerde  manier, om input gevraagd wordt. Op die manier stokt het lerende proces en kan er nauwelijks iets waardevols met de informatie gedaan worden. 

Adaptieve organisatie vraagt om flexibele onderzoeksvorm

Mismatch?

Door te spiegelen aan de visie en behoeften van medewerkers kan een organisatie zich verder ontwikkelen en zich op de juiste manier inrichten voor de toekomst. We zien echter dat organisaties vaak niet de juiste middelen gebruiken om het gesprek en een lerende organisatiecultuur te faciliteren. Er is een toenemende vraag naar meer flexibele vormen om de behoeften en visie van medewerkers in kaart te brengen. Hierbij volstaat een standaard onderzoek vaak niet, maar is maatwerk van belang. Dit maakt dat voor iedere vraag een oplossing te vinden is.

Flexibele onderzoeksvormen

Voor iedere vraag een oplossing: dat is belangrijk. Het benaderen van de medewerkers en hen daarbij steeds meer de ruimte geven om zélf met oplossingen te komen, maakt een groter deel uit van de onderzoeken die Effectory uitvoert. Zorgorganisaties hebben behoefte aan deze nieuwe vormen om écht verandering te kunnen bewerkstelligen binnen hun organisatie. 

Modern medewerkersonderzoek
Sommige organisaties hebben een duidelijke behoefte aan een volledige scan van de organisatie. Zij spelen met vragen zoals: ‘Wat vinden medewerkers van de organisatie? ‘ of ‘Op welke onderdelen moeten we bijsturen?’ Deze organisaties hebben behoefte aan een duidelijke nulmeting en sturingsinformatie, waarmee in het vervolg op een specifieker niveau ingespeeld kan worden op het behouden of verbeteren van de kwaliteit. Het modern medewerkersonderzoek is een diepgaand onderzoek over de hele breedte van de organisatie, wat goed aansluit op deze behoefte.

Compactonderzoek
Andere organisaties zoeken naar een vorm waarbij snel duidelijk wordt waar de trots- en verbeterpunten zitten op vooraf vastgestelde onderwerpen. Deze organisaties zijn uitsluitend benieuwd naar bepaalde, en voor hen relevante, thematiek. Zij hebben dan ook meer behoefte aan een meer beknopte vragenlijst, waarbij de nadruk ligt op de thematiek waar de organisatie prioriteit aan geeft. Anders dan het moderne medewerkersonderzoek focust dit compactonderzoek zich uitsluitend op de thematiek die voor de organisatie van belang is.

Verbeteronderzoek
Weer andere organisaties hebben behoefte aan directe verbetering en het aan de slag gaan met de resultaten, om te leren van wat er goed gaat en wat beter kan. Deze organisaties staan open voor de mening van de medewerker en zijn benieuwd naar de oplossingen die zij aandragen. Het verbeteronderzoek is er daarom ook op ingericht om medewerkers zélf te laten beschrijven wat er momenteel mis is en wat er in de toekomst veranderd dient te worden om te verbeteren. We zien dat deze vorm naast organisatiebreed, ook op teamniveau wordt toegepast. 

Verbeterworkshops
Sommige organisaties gaan liever meteen aan de slag met de ideeën van medewerkers. Zij zoeken naar een vorm waarbij medewerkers direct in gesprek gaan met elkaar over de trots- en verbeterpunten binnen het team (of organisatie). Hiermee willen organisaties graag direct actie zien en adaptief omspringen met organisatieveranderingen. Hiervoor zijn de verbeterworkshops ontwikkeld. Medewerkers komen een dag(deel) samen om te bediscussiëren wat de gezamenlijke doelen zijn en waar het team zich in kan ontwikkelen. De vraag komt dan ook sneller vanuit specifieke teams en minder vanuit een organisatiebrede visie. Hierbij is het belangrijk dat er een open sfeer is waarin medewerkers eerlijk kunnen en durven zijn.

Spiegelonderzoek
Steeds meer organisaties willen graag de beleving van medewerkers aan de beleving van cliënten spiegelen. Zo krijgt de organisatie een volledig beeld over hoe de organisatie functioneert. Door een aantal spiegelvragen te stellen wordt het verschil in beleving tussen cliënt en medewerker op dezelfde, relevante onderwerpen inzichtelijk gemaakt. Denk hierbij aan vragen als ‘veiligheid’, ‘vakbekwaamheid van medewerkers’ en ‘aandacht voor de cliënt’. Op die manier kan het als sturingsinformatie dienen om gezamenlijke prioriteiten te stellen.  

Onderzoek in tijden van transitie

Zeker met het oog op de actuele ontwikkelingen, is er een toenemende behoefte naar de continue input van medewerkers tijdens een transitie. Er is vraag ontstaan om met zekere regelmaat feedback te vragen aan medewerkers. Zeker in een veranderingstraject blijkt het van ongekend belang om goed in kaart te brengen hoe medewerkers zich verhouden tot de transitie en in hoeverre zij verbeteringen zien ten aanzien van de verandering. Juist vanuit die behoefte is het transitieonderzoek ontwikkeld, waarbij er eerst een compactonderzoek wordt afgenomen bij wijze van een nulmeting om vervolgens op teamniveau te kunnen achterhalen waar extra sturing nodig zou zijn. We zien dat onder andere binnen zelfsturende organisaties deze vorm goed aansluit op de behoefte.

Adaptief vermogen voor een gouden toekomst

Adaptieve organisaties vragen om flexibiliteit met betrekking tot het vragen van input aan medewerkers. Dit komt enerzijds doordat de nadruk binnen organisaties steeds meer komt te liggen op het ‘leren’, maar eveneens doordat dergelijke onderzoeksmethodes organisaties beter weten te ondersteunen in eventuele veranderingen. Het versterkt elkaar dus. Zeker in deze tijd is het belangrijk om als organisatie te zorgen dat men goed in kaart heeft wat de behoeften zijn en welke input van medewerkers verlangt wordt. Alleen op die manier kan de organisatie de sturingsinformatie succesvol omzetten in praktische actieplannen en verbetertrajecten.