Bezuinigingen? Gemeenten zijn al gericht op de toekomst

Een opvallende bezuinigingsmaatregel van het nieuwe kabinet is het terugbrengen van het aantal ambtenaren in Nederland. De overheid moet een 'kleine slagvaardige organisatie' worden, aldus premier Rutte. Een efficiencyslag is hiervoor noodzakelijk. Uit onderzoek van Effectory blijkt dat de gemeentelijke sector bezig is met in deze ontwikkeling. ‘Gemeenten zijn de afgelopen jaren al volop bezig geweest met structuur en cultuurveranderingen’, vertelt consultant Rianne van der Meer. In totaal werken er op dit moment bijna 1 miljoen ambtenaren in Nederland. Ongeveer 15% hiervan is werkzaam in de gemeentelijke sector. Het kabinet wil dit aantal de komende jaren terugbrengen met minimaal 1% (bron: ANP). Voor gemeentelijke ambtenaren betekent dit landelijk een krimp van zo’n 1700 banen: dat vraagt om schaalvergroting. Hoe gaan gemeenten hiermee om?

Volgens Van der Meer is er in feite niets nieuws onder de zon: 'Gemeenten hebben al jaren te maken met schaalvergroting. We zien volop fusies en reorganisaties in de sector.' Hoe kan het dat gemeenten hier al langer mee te maken hebben, terwijl het huidige kabinet pas aangetreden is? Van der Meer legt dit uit: 'De roep om minder bureaucratie klinkt al langer. Gemeenten zijn al kritischer gaan kijken naar hun eigen bedrijfsvoering.'

Maar de behoefte aan schaalvergroting blijkt niet alleen te zijn ontstaan door ontwikkelingen van buitenaf. Van der Meer ziet ook ontwikkelingen vanuit gemeenten zelf. 'Denk aan de toegenomen digitalisering. We zien dat een meer klant- en resultaatgerichte aanpak hét speerpunt voor de toekomst is. Gemeenten willen zelf ook graag zo efficiënt mogelijk werken. Door middel van verandertrajecten wordt hier hard aan gewerkt. Er wordt gestreefd naar minder managementlagen, verantwoordelijkheden komen lager in de organisatie te liggen. Dit vraagt om een externe focus van de medewerkers: meer gericht op de burger.'

Marcella Rijkschroeff, Hoofd HRM van de gemeente Zwolle herkent zich in het geschetste beeld. "Veranderen van structuur is niet waar het in eerste aanleg om draait. Het gaat om cultuur, mindset, om medewerkers. Het begint bij het invullen van de ruilrelatie tussen werkgever en werknemer. Het inrichten hiervan is core-business voor HRM. Het gesprek hierover wordt als het goed is gevoerd tussen leidinggevende en medewerker. Dit leg je vast in een jaarplancyclus. Daar wordt deze relatie en wat je daarin van elkaar verwacht ingevuld. Dit gebeurt op drie domeinen: werkvoorraad, opleiding en ontwikkeling.

Ontwikkeling van medewerkers en leidinggevenden komt steeds meer in het verlengde te liggen van de doelen die je als organisatie wilt bereiken en waarvan je het beeld hebt omschreven in je visie. Dat wat je wilt zijn bepaalt dan hoe en waarin je verder wilt groeien." Gemeente Zwolle is bij de Beste Werkgeversverkiezing 2010 op plaats nummer drie geëindigd in de categorie meer dan 1000 medewerkers. Een prestatie om trots op te zijn!

Veranderingstrajecten

Hoe verlopen deze veranderingstrajecten tot nu toe? Van der Meer: 'Een verandering is qua structuur vaak nog redelijk goed te realiseren, het management krimpt in en de taken worden herverdeeld. Maar qua cultuur is het een stuk lastiger. Hoe verander je de mindset van medewerkers? Willen zij wel mee in de verandering?' Juist deze zachtere kant van verandertrajecten (hoe beleven de medewerkers de nieuwe situatie) is interessant en ziet Effectory terug in de medewerkersonderzoeken die uitgevoerd worden. Van der Meer: 'Tijdens en vlak na een fusie of reorganisatie zijn de scores in een medewerkersonderzoek veelal lager. Medewerkers ervaren onduidelijkheid, zien nog niet de resultaten van de veranderingen en zijn onzeker over de toekomst. Dit was duidelijk terug te zien in de resultaten van onze onderzoeken bij gemeenten twee tot drie jaar geleden. Daarnaast zagen we lagere scores op ontwikkelingsmogelijkheden, trots zijn op de organisatie, open communicatie onderling en met de leiding. Maar na verloop van tijd zien wij bij veel gemeenten weer een stijging in de scores van medewerkers: alles valt op zijn plek, de nieuwe situatie is duidelijk. We zien dan zelfs hogere scores dan voorheen: een bewijs dat de verandering succesvol is geweest.'

"Gemeenten zijn al volop bezig met deze efficiencyslag. Het verlies van banen is uiteraard pijnlijk voor alle betrokkenen. Maar uiteindelijk kan de gemeentelijke sector hier sterker uitkomen"

Een heel goed voorbeeld hierin is de gemeente Teylingen. Op het gebied van communicatie en samenwerking zagen we in twee jaar tijd een forse stijging in de scores. Van der Meer: 'Een stijging zien we natuurlijk vaker, maar deze forse stijging is wel bijzonder. Een medewerkersonderzoek is pas effectief als er iets met de resultaten gebeurt. Het is dan ook belangrijk om de informatie uit de rapportage om te zetten in concrete acties. Gemeente Teylingen is erg goed aan de slag is gegaan met de resultaten van het onderzoek. Er is veel aandacht besteed aan de medewerkers.' Volgens Ria van Rhijn, gemeente secretaris, is de forse stijging van de scores mede te danken aan een goede voorbereiding.

Stijgende lijn

Een positief beeld dus. Hoeveel hoger zijn die scores dan? 'Als we de trend van de afgelopen jaren bekijken, zien we op alle gebieden een stijging van ongeveer een half punt. Voor een gemiddelde is dat een forse toename. Medewerkers zijn trotser op hun gemeente en hebben meer vertrouwen in de leiding. Zij geven aan dat er opener gecommuniceerd wordt en dat het makkelijker is geworden collega's aan te spreken op elkaars gedrag. Ook zijn verantwoordelijkheden en verwachte resultaten duidelijker. De werkomgeving wordt hierdoor uitdagender, medewerkers hebben het gevoel dat zij zich beter kunnen ontwikkelen binnen de gemeente.'

Een compliment voor het werkgeverschap in de sector. Hoe ziet Van der Meer de kabinetsbezuinigingen in de toekomst? 'Gemeenten zijn al volop bezig met deze efficiencyslag. Het verlies van banen is uiteraard pijnlijk voor alle betrokkenen. Maar uiteindelijk kan de gemeentelijke sector hier sterker uitkomen. Dat zien we wel aan de trend van 2008 tot nu. Als deze trend doorzet, is dat ook positief voor het werkgeversimago van gemeenten. Ambitieuze starters, die iets willen betekenen voor de maatschappij én bij een uitdagende organisatie willen werken, zullen zich sterker aangetrokken voelen tot de gemeentelijke sector.'