Crisisbeheersing: Zet je organisatie in de startblokken

Ook deze moeilijke tijd gaat voorbij. Hoe kan jouw organisatie bijdragen aan de wereld van straks? Je kunt je nu al voorbereiden op de toekomst.

Crisisbeheersing: Zet je organisatie in de startblokken

Een constructieve, positieve, oplossingsgerichte en innovatieve houding van al je medewerkers en teams is hierbij essentieel. Medewerkers die met veel energie een positieve bijdrage willen leveren aan de missie van het bedrijf, maken echt het verschil.

Dit geldt zowel tijdens deze coronacrisis, als daarna. Je hebt nu medewerkers nodig die waarde willen blijven toevoegen aan de organisatie, die juist nu nieuwe kansen zien. En als je straks in het nieuwe normaal bent beland, wil je medewerkers die zich volledig inzetten om de organisatie snel uit de startblokken te laten komen en succesvol te laten zijn.

Waarschijnlijk is je organisatie inmiddels de eerste shock en chaos te boven. Teams raken langzaam ingespeeld op de nieuwe situatie. Als je juist in deze periode samen slim innoveert en daarbij uitgaat van de missie van je organisatie, maak je straks samen een vliegende start.

Houd de team spirit high

Je organisatie zal daarbij een aantal fasen doorlopen. Het is belangrijk deze te kennen en ze ook te benoemen tegenover je medewerkers. Je zult namelijk in elk van deze fases ander leiderschap moeten vertonen. Ook verwacht je per fase een andere focus en inzet van je medewerkers.

Als je regelmatig benoemt waar jullie nu staan en waar jullie heen gaan, biedt dat medewerkers duidelijkheid en richting. Iedereen weet dan wat er van hen verwacht wordt, en ook wat ze van anderen mogen verwachten. Zo houd je de energie, motivatie en team spirit zo hoog mogelijk, in alle fases die leiden naar jullie nieuwe begin.

Fase 1: Chaos

Op twaalf maart riep de regering iedereen op om zoveel mogelijk vanuit huis te werken. Evenementen en afspraken werden afgezegd. De lopende zaken vielen stil. Mensen zaten opeens thuis, ongepland. De schok was groot. De neiging om in paniek te raken was immens.

Ten tijde van een crisis kijkt iedereen ineens naar de baas. Directies moesten dus handelen, maar ook het hoofd koel houden. Ervaring tijdens eerdere crises heeft geleerd dat bedrijven die ad hoc en in een soort van paniek overgingen tot grote ontslagrondes, vaak nog jaren nodig hebben om van het gebrek aan vertrouwen te herstellen.

Het is in deze fase vooral zaak om te laten zien waar je voor staat, om duidelijkheid te geven en eerlijk te communiceren. Om medewerkers te laten voelen en merken dat je oog hebt voor hun zorgen en wensen. En om te luisteren. Er is veel dat je moet weten. Kunnen medewerkers en teams op afstand goed hun werk doen? Weten medewerkers wat er van ze wordt verwacht? Pakt je crisismanagement- en communicatie goed uit? Hoe zitten medewerkers in hun vel? Waaraan hebben ze nu vooral behoefte?

Fase 2: Aanpassing

Hopelijk is binnen jouw organisatie het stof inmiddels neergedwarreld. Iedereen probeert opnieuw op elkaar ingespeeld te raken. Het is daarbij belangrijk om realistisch en eerlijk te zijn.

Vraag je af: wat kan iedereen naar alle redelijkheid bijdragen? Wanneer is iedereen bereikbaar? De persoonlijke thuissituatie van elke medewerker speelt daarin een belangrijke rol. Niet iedereen kan zich onder deze omstandigheden honderd procent inzetten. Denk aan een medewerker met jonge kinderen, zonder oppas en met een partner die in de zorg werkt. Of aan een medewerker met kwetsbare ouders waar zorgen over zijn. Ook ouders met schoolgaande kinderen die ineens moeten helpen met home-schooling hebben het lastig: kunnen zij in de chaos nog wel werken?

Iedereen moet daar eerlijk over durven zijn. Al dat soort zaken moet je onderling kunnen uitspreken. Je moet accepteren dat de wereld is veranderd en dat je andere manieren van samenwerken en inzet moet vinden binnen je teams. Zodra de verwachtingen duidelijk zijn, kun je nieuwe afspraken maken over hoe je met elkaar gaat werken en onderzoeken of die afspraken in de praktijk werken.

In deze fase kunnen door leiders nieuwe, al dan niet tijdelijke werkstructuren worden ingezet. Omdat dit soort veranderingen in een omgeving waarin je op afstand met elkaar communiceert gevoelig kunnen liggen, is het belangrijk om dit zo goed mogelijk in samenspraak met je medewerkers te doen. En om te laten merken dat je dat doet vanuit de beste intenties voor de organisatie. Bij die tijdelijke werkstructuren staat de doelmatigheid immers voorop. Je moet in de praktijk samen uitvinden wat werkt.

Ook is het belangrijker geworden om de missie van je organisatie regelmatig te benadrukken. Het helpt als je daarnaast ook concrete doelen per team stelt, zodat iedereen weet aan welk resultaat hij of zij bijdraagt.

Als directie is het in deze fase absoluut belangrijk om te weten wat er leeft en speelt. Dat kan door contact te houden met teamleiders en door het simpelweg te vragen aan je medewerkers.

Blijf in contact, ongeacht de afstand: COVID-19 Workforce Pulse

Gebruik de korte scan om te zien hoe het met je medewerkers gaat. Blijf in contact, kom sneller & sterker terug na de crisis. Reageren. Reflecteren. Versnellen.

Meer informatie

Fase 3: Innovatie

Zodra je organisatie op afstand een nieuwe, productieve werkvorm heeft gevonden, kun je verder starten met het voorbereiden op de toekomst. De focus hierbij is om ervoor te zorgen dat je organisatie in de startblokken staat, als straks de economie weer gaat aantrekken. Hoe kan je organisatie bijdragen aan de wereld van straks? Hoe zal deze wereld er uit zien? Waaraan hebben je klanten dan behoefte?

Kies een gezamenlijk organisatiedoel voor na de crisis, waaraan jullie nu al kunnen beginnen. En communiceer dat duidelijk aan de hele organisatie. Zeg: dit gaan we doen. Zo komen we straks goed beslagen ten ijs.

Als je nu al verder kijkt dan de crisis van nu, zal dat in deze periode een sterk motiverend effect op je medewerkers hebben. Vergeet de zijpaden die je oorspronkelijk voor dit jaar in gedachten had. Hoe frustrerend dat ook voor je kan zijn. Focus op dat ene organisatiedoel. Waar staan we nu eigenlijk voor als organisatie? Waarom zouden we de organisatie oprichten als we niet al zouden bestaan? Wat is onze missie? En hoe kunnen we die missie leven, zowel nu als in de nieuwe realiteit die gaat ontstaan?

Formuleer teams met de juiste samenstelling, die bestaan uit de juiste specialisten voor de juiste inhoudelijke taken. Zet doelstellingen en wijs verantwoordelijken aan. Wees duidelijk over de bijdrage die je verwacht van elk team. De marketing moet een nieuwe boodschap brengen. De dienstverlening moet anders worden ingericht. Zowel het businessmodel als het verdienmodel moeten opnieuw worden bekeken. En ook inhoudelijk moeten er zaken veranderen.

Innovatie kan en moet vooral doorgaan, alleen nu mogelijk in een iets andere richting. Creëer een volgorde en een ritme. Maak een stappenplan en een tijdslijn. Zorg dat de motor blijft draaien en dat jullie samen snelheid kunt maken.

Houd je organisatie energiek

Hoe soepeler je deze fasen doorloopt, hoe fijner dat voor je medewerkers is, en hoe gemotiveerder ze zullen blijven. Het versterken en voorop blijven stellen van de missie van je organisatie is daarbij essentieel. Net als goed en eerlijk communiceren en luisteren naar je medewerkers. Als je dat goed doet, zal het de organisatietrots verhogen.

Je medewerkers weten dan dat de organisatie echt ergens voor staat en dat ze met hun werk bijdragen aan de maatschappij. Ook maken ze zich minder zorgen over de toekomst, omdat ze bezig zijn met innoveren. Dat zijn allemaal sterk motiverende factoren. 

Het is de kunst je organisatie in alle deze fasen zo energiek mogelijk te houden. Dat kan in deze lastige tijd zomaar het verschil betekenen tussen op den duur kopje onder gaan of straks als sterkste uit de startblokken komen.

Webinar 1 oktober: Technological unemployment: What’s next?

In dit Engelstalige webinar 'Technological unemployment: What’s next?' gaan we in gesprek over the toekomst van werk en banen met Tjahny Bercx - CHRO Leaseplan.

Aanmelden