De rapportage: Top 4 grootste innovaties

Daadwerkelijk actie door inzicht is hét gedroomde resultaat van een medewerkersonderzoek. Maar wie kent niet het probleem van te dikke of onoverzichtelijke rapportages waar veel informatie in staat die voor de lezer niet relevant is? Dat maakt het voor de lezer lastig om te kiezen wat er nou precies verbeterd moet worden. Hierdoor gaan organisaties vaak niet met de resultaten aan de slag en missen daarmee de kansen voor het realiseren van impact. Het is doodzonde als er weer een rapport in de kast belandt met als enige doel het afstoffen ervan, toch? De voor de hand liggende oplossing is om inzicht te bieden in de vorm van korte, overzichtelijke rapportages die de lezer dé voor hem of haar relevante informatie biedt. Rapportages die helpen in het maken van de keuzes over welke acties aan de resultaten gekoppeld kunnen worden.

InternetSpiegelMet bovenstaande oplossing voor ogen hebben InternetSpiegel en Effectory de krachten gebundeld en het afgelopen kwartaal een paar grote innovaties in de rapportage van het medewerkersonderzoek doorgevoerd. Op verschillende niveaus is de rapportage verbeterd. Er is gekeken naar de soorten rapportages, de omvang van de rapportages en inhoud van de rapportages. Belangrijke input voor deze verbeteringen is geleverd door de klanten van InternetSpiegel. De top 4 van de grootste innovaties lichten we hieronder graag toe.

1. Overzichtelijke gemiddelde scores

De vragenlijst met de antwoordcategorieën verandert niet, dus de vergelijking met de vorige metingen kan behouden worden. De rapportage van de vragen verandert wél ten opzichte van de eerdere InternetSpiegel rapportages. Elk gegeven antwoord vertegenwoordigt een waarde. De gemiddelde waarde is het resultaat. De schaal verandert van 0 tot en met 5 naar een schaal van 0 tot en met 10. De herkenbaarheid voor de lezer wordt hiermee verhoogd. De nieuwe methodiek uitgewerkt in de legenda:

AntwoordcategorieWaarde
Helemaal mee eens 10
Mee eens 7,5
Niet mee eens/niet mee oneens 5
Mee oneens 2,5
Helemaal mee oneens 0

2. Kleuring op basis van relevantie

De kleuring in de rapportage is nieuw en dient als hulpmiddel bij het bepalen van acties. Het werkt als een signaalfunctie; donkerrood vraagt om aandacht en actie, lichtrood heeft mogelijk aandacht en actie nodig. We zijn geneigd om vooral naar het negatieve te kijken; altijd de gedachte Wat kan er beter? Middels de groene signaalkleuren wordt de lezer herinnerd aan dat wat er goed gaat, in dezelfde gradaties van lichtgroen en donkergroen. Hoewel vaak vergeten, het is zeer effectief om te kijken naar wat er goed gaat en hoe dat benut kan worden. In de rapportage ziet dat er tegenwoordig als volgt uit:

  Zeer relevant verschil
  Relevant verschil
  Geen relevant verschil
  Relevant verschil
  Zeer relevant verschil

Aan deze kleuring ligt relevantie ten grondslag, een combinatie van grote absolute verschillen en significantie. Enerzijds heb je de absolute afwijkingen. Een verschil groter dan 0,7 wordt als relevant beschouwd. Bij een afwijking groter dan 1,5 punt is sprake van een zeer relevant verschil. Anderzijds is significantie belangrijk om alle betekenisvolle verschillen in kaart te brengen. Significantie toont aan dat een verschil niet op toeval gebaseerd en daarmee betekenisvol is. Bij 99% betrouwbaarheid wordt een afwijking donker gekleurd, bij 95% wordt een lichte kleur getoond.

3. Snel inzicht met de quickview

Het tonen van de gemiddelde score en kleuren op basis van relevantie helpen beide om de rapportages kort en goed leesbaar te houden. Maar dan nog heb je snelle lezers en snelle kiezers. Deze behoeften worden sinds kort bevredigd met een quickview. Elke rapportage bevat vooraan een pagina met de belangrijkste informatie samengevat. Wat staat hierin?

  • De behaalde respons, dus de participatiegraad binnen de organisatie
  • De score op werkplezier, het uitgangspunt van elk medewerkersonderzoek.
  • De score waarmee de organisatie meedingt in de Beste Werkgeversverkiezing voor het komende jaar
  • De scores op de modules
  • De maximaal 5 belangrijkste punten om te benutten
  • De maximaal 5 belangrijkste punten om te verbeteren

De basis van het onderzoek in één pagina, met de mogelijkheid om daarna de verdieping op te zoeken. Dat is het doel van deze nieuwe quickview.

4. Rapportage afgestemd op de doelgroep

Wat de lezers van de rapportage gemeen hebben, is dat het allemaal medewerkers van de betreffende organisatie zijn. Daar houdt de overeenkomst vaak ook wel op. Een directie heeft behoefte aan andere informatie dan een individuele medewerker. Een team wil andere informatie ontvangen dan een HR-manager. De laatste innovatie op rapportagegebied zoomt in op deze verschillende behoeften. Voor elke doelgroep is een verschillende rapportage ontwikkeld, zodat iedereen gerichte informatie ontvangt en niet verstoord wordt door onnodige informatie. De rapportages zijn in grofweg vier doelgroepen te verdelen:

  • De directie of het management; vaak maken zij dankbaar gebruik van de executive summary. Snel inzicht door middel van de highlights op een rij.
  • De HR-manager; voor deze persoon is de uitgebreide totaalrapportage beschikbaar. De HR-manager wil graag alle informatie op detailniveau ontvangen.
  • De teams; zij willen het gesprek met elkaar aangaan over hun eigen resultaten en ontvangen een teamrapportage waarin hun resultaten tegen de organisatieresultaten worden afgezet.
  • Het individu; veel organisaties zetten in op eigen verantwoordelijkheid van de medewerker, dus daar hoort ook een persoonlijke rapportage bij. Op individueel verzoek wordt een persoonlijke rapportage geleverd waarin de persoonlijke resultaten afgezet worden tegen de benchmark.

Wat vindt de klant van deze innovaties?

Op 31 oktober werden in een bijeenkomst in Utrecht de resultaten gepresenteerd van de eerste door Effectory en InternetSpiegel overeengekomen aanpassingen in het medewerkeronderzoek van InternetSpiegel. De resultaten werden gepresenteerd aan de zogenoemde ‘Ontwikkelgroep’, een panel van medewerkers werkzaam bij verschillende overheidssectoren, die InternetSpiegel heeft ingesteld om bij te dragen aan vernieuwing.

Nadat in juni bekend werd dat Effectory na een aanbestedingsprocedure de nieuwe uitvoerende contractpartner was geworden, is gewerkt aan een aantal wensen en suggesties die de Ontwikkelgroep in mei 2013 in een eerste bijeenkomst geformuleerd had. De wensen van de ontwikkelgroep hadden betrekking op de inhoud van het onderzoek, de kennisontwikkeling, de impact en de methode en processen. Denk bijvoorbeeld aan betere terugkoppeling, meer benchmarkmogelijkheden, betere, visueel aantrekkelijke rapportages, waaronder zichtbare trends, aansluiten bij de prioriteiten van medewerkers en uitdiepen van nieuwe thema’s. Kortom, een hele waslijst.

Gelet op het korte tijdsbestek waren mijn verwachting niet hooggespannen, maar ik werd aangenaam verrast. In de korte tijd was voortvarend gewerkt aan een aantal verbeteringen. Duidelijk quick wins. Een persoonlijke, vrijwel real-time terugkoppeling, inclusief vergelijking met de benchmark, de mogelijkheid een persoonlijk actieplan op te stellen, trendmeting met eerdere onderzoeken plus vergelijking met de profit sector, een mooie quickview-rapportage en compactere totaalrapportage, inzichtelijke samenvattingen…

Ik ben blij, de nieuwe aanbesteding heeft nu al een mooi Effect. En dit waren alleen nog maar de provisorische aanpassingen van het bestaande onderzoek. Ik kijk met belangstelling en vertrouwen uit naar mogelijkheden en voorstellen voor een ook aangekondigde, geheel vernieuwde InternetSpiegel, die ik voor mezelf al vast maar even aanduid als InternetSpiegel-Effect 2.0.

- Boelo Boelens
Beleidsadviseur HR & Arbeidsmarktcommunicatie
Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier