De uitvoering van medewerkerstevredenheidsonderzoek

De praktische uitvoerbaarheid van het medewerkerstevredenheidsonderzoek verdient natuurlijk de nodige aandacht. Zorg voor een goede voorbereiding en stel haalbare doelen.

De uitvoering van medewerkerstevredenheidsonderzoek

In dit artikel lees je onder andere aan welke specifieke zaken je moet denken bij het verstrekken en ontvangen van de vragenlijsten. Heb je bijvoorbeeld bedacht hoe je straks de retour gekomen vragenlijsten van de verschillende afdelingen herkent?

Het verstrekken van de vragenlijst

Als je het onderzoek uitbesteedt aan een professioneel bureau wordt het werk uit handen genomen. Voer je het onderzoek zelf uit binnen een kleinere of middelgrote organisatie (tot 500 man) dan kun je vragenlijsten prima zelf verzorgen, zowel printen als online. Werk je voor een grotere organisatie dan is het vaak voordeliger de vragenlijsten te (laten) drukken en de verzending te laten verzorgen. Als je gebruik maakt van een online vragenlijst, zorg dan voor een goedwerkend systeem. Denk bijvoorbeeld aan een e-mail met een link naar de vragenlijst waarbij anonimiteit gegarandeerd is en aan de mogelijkheid om het invullen te onderbreken en op een later tijdstip te hervatten.

Wie krijgt de vragenlijst?

In principe verstrek je de vragenlijst aan alle medewerkers. Hier liggen twee belangrijke redenen aan ten grondslag:

  • Medewerkers zien dat hun mening telt. Dit vergroot de betrokkenheid;
  • Wanneer je ook op teamniveau aan de slag wilt gaan, zoals de meeste organisaties, heb je simpelweg zoveel mogelijk respondenten nodig om een betrouwbaar beeld te krijgen.

Redenen om toch met een steekproef te werken:

  • Je wilt slechts een totaalbeeld van de organisatie;
  • Budgettaire besparingen.

Wie krijgt welke vragenlijst?

Indien je met verschillende bedrijfsonderdelen of in verschillende landen werkt, heb je waarschijnlijk te maken met cultuurverschillen. Houd hier rekening mee. Daarnaast kunnen de bedrijfsonderdelen met verschillende doelstellingen werken of zijn er bepaalde veranderingen bij het ene onderdeel doorgevoerd en niet bij het andere. Stem daarom vragenlijsten af op de aard van deze verschillende onderdelen van de organisatie. Door per bedrijfsonderdeel maatwerk te leveren, verhoog je de betrokkenheid van de hele organisatie.

Gratis checklist: Succesvol feedback vragen aan je medewerkers

Praktische tips voor het opzetten van een medewerkertevredenheidsonderzoek. Vraag de gratis checklist aan.

Downloaden

Responsperiode

Ook bij responstijden van onderzoeken gaat de 80-20 regel op. Veruit de meeste respons komt de eerste dagen binnen. Daarna zwakt het iedere dag wat af. Een responstijd van twee weken is doorgaans voldoende. Valt de respons tegen, dan laat je de responstijd nog een week doorlopen. Bij online onderzoeken kun je een iets kortere responstijd aanhouden. In sommige gevallen volstaat zelfs enkele dagen. Een zorgvuldige planning verkort de doorlooptijd van het project aanzienlijk.

Belangrijk is om de respons dagelijks te volgen. Het onderzoek is zo weer voorbij. Elke dag telt tijdens de meetperiode. Door dagelijks de respons te volgen kun je slagvaardig bijsturen. Bij elk onderzoek zijn er verschillende methoden voorhanden om de respons te volgen. De bekendste zijn: realtime via Internet of met een eigengemaakt (digitaal) bestand.

Vragenlijst retour

Hoe krijg je ingevulde vragenlijsten weer in je bezit?
Maak het zo makkelijk mogelijk voor medewerkers. Bij digitaal onderzoek is dat eenvoudig. De vragenlijsten komen immers direct binnen op de beveiligde server.

De schriftelijke vragenlijst kun je terug laten sturen naar een antwoordnummer. In verband met de anonimiteitsgarantie is een speciaal voor het onderzoek geopend antwoordnummer aan te bevelen. Zorg dat je een retourenvelop in het onderzoekspakket van medewerkers stopt. Voor het terugsturen aan een antwoordnummer is het plakken van een postzegel niet nodig. Vermeld dit op de envelop. Houd er rekening mee, dat een regulier antwoordnummer in Nederland niet geschikt is voor internationale post.

Hoe herken je straks de specifieke vragenlijsten van de afdelingen?
Voor grote en internationale organisaties is het noodzakelijk om specifieke vragenlijsten voor verschillende landen, business units of zelfs voor bedrijven en afdelingen op te stellen.

Een Engelstalige vragenlijst kun je op het oog nog wel onderscheiden van een Nederlandstalige vragenlijst. Maar of je de marketingafdeling kunt scheiden van de sales afdeling is maar zeer de vraag. Het is daarom handig de vragenlijst per onderzoeksgroep, bijvoorbeeld per team, een duidelijke code mee te geven.

Verwerking vragenlijst

Hoe verwerk je teruggekomen vragenlijsten?
Het handmatig verwerken van gegevens kost veel tijd. Uiteraard is dit afhankelijk van de grootte van jullie organisatie. Daarbij is dit ook nog eens nauwkeurig werk. Indien je de vragenlijst via internet laat invullen, bespaar je veel tijd, mits je een goed systeem hebt opgezet. In de meeste gevallen kun je gegevens ook laten verwerken door een gespecialiseerd bureau. Zij kunnen de ingevulde vragenlijsten geautomatiseerd inlezen (optical character reading). Houd er wel rekening mee dat de lay-out van de vragenlijst hierop moet zijn aangepast. Als de vragenlijsten al zijn ingevuld in een ongeschikte lay-out, is het vaak moeilijk om ze nog elektronisch in te laten lezen.

Hoe verwerk je open vragen?
Antwoorden die medewerkers geven op open vragen, zoals "Welke suggesties heb jij om ....?", vormen een extra bron van informatie. Zoals eerder aangegeven, is het belangrijk dat je de geschreven antwoorden omzet naar standaard lettertypen (vanwege de anonimiteit). Daarnaast is het verstandig de opmerkingen te bewerken, zonder dat ze de inhoud verliezen. Bij het bewerken haal je persoonlijk gerichte aanvallen er uit.

Ook kun je eventuele schuttingtaal verwijderen. Dit is verstandig. Deze creatieve woorden trekken vaak onnodig de aandacht en demotiveren de betrokkenen doorgaans. Door deze aanpassingen wint het onderzoek aan gezag. Je kunt er eventueel voor kiezen de ongekuiste versies in beperkte kring te verspreiden.

Rapporteren

Wat meld je in de rapportage?
In de rapportage meld je in feite alles. Waarom is het onderzoek uitgevoerd? Wat was de respons? En natuurlijk: de resultaten. Houd het wel beknopt. Dikke, geschreven boekwerken zetten niet aan tot actie. De scores verantwoord je met een statistische analyse van de resultaten. Het weergeven van de antwoorden op open vragen is belangrijk om meer gevoel te krijgen bij de resultaten.

Op welk niveau rapporteer je jullie resultaten?
Het medewerkerstevredenheidsonderzoek gaat leven als de belanghebbenden bij het onderzoek ook de rapportages krijgen die ze kunnen gebruiken. Stem de rapportages daarom af met het niveau van de verschillende belanghebbenden: Een A4'tje met de hoofdlijnen voor de Raad van Bestuur; Een gedetailleerde rapportage per businessunit of afdeling.

Hoe rapporteer je?
Wij raden aan om gegevens grafisch te rapporteren, bijvoorbeeld in tabelvorm, zodat in één oogopslag te zien is hoe jullie ervoor staan. Geef zo veel mogelijk met kleuren of iconen aan wat goed scoort en waar verbeteringen nodig zijn. Pagina's vol met tekst zetten niet aan tot lezen en dus ook niet tot actie. Probeer de antwoorden op open vragen in een beperkt aantal categorieën onder te brengen.

Wanneer je de resultaten voor een groep presenteert, zorg dan dat je de aandacht van mensen vasthoudt. Visualiseer de resultaten. Gebruik naast tekst ook beelden. Een beeld zegt immers meer dan duizend woorden.