Een genuanceerde kijk op het nieuwe werken

Het nieuwe werken leeft behoorlijk bij veel organisaties. Werken wanneer je maar wilt en op iedere plaats die je maar wilt. De medewerkers in uw organisatie zullen er ongetwijfeld ook bij u om vragen. Thuiswerken, mobiel werken, flexibele arbeidstijden, een betere work-life balance. Wanneer u niet toegeeft aan de wensen, wordt het beeld geschetst dat uw organisatie, afgedaan als 'old-school', zal wegkwijnen.

Een genuanceerde kijk op het nieuwe werken

Voorstanders

Een aantal partijen speelt hier gretig op in. Dit zijn met name partijen die zelf geldelijk belang hebben bij het nieuwe werken. Denk aan leveranciers van software en bureaus die implementatie van het nieuwe werken begeleiden. Ze vertellen dat ze vooruit lopen op de markt, succesvol zijn en gewaardeerd worden. Ze beweren te beschikken over medewerkers die het meest tevreden zijn, geven zichzelf en elkaar prijzen en houden voor iedereen die het wil horen lovende spreekbeurten over het nieuwe werken.

Maar in hoeverre klopt dit beeld dat geschetst wordt? Vanuit objectief uitgevoerd medewerkersonderzoek horen wij namelijk ook andere geluiden. Niet geheel onbelangrijk, omdat deze niet afkomstig zijn van de marketingafdeling, maar van de medewerkers zelf.

Een ander geluid

Het betreft zowel geluiden van medewerkers bij organisaties die reeds zijn getransformeerd tot 'nieuwe-werken-organisaties', als geluiden van medewerkers uit organisaties die nog traditioneel zijn georganiseerd en waarbij het nieuwe werken nog een ultieme wensdroom is. We zien een worsteling van medewerkers met verschillende belangen en signaleren regelmatig onmacht bij zowel HR-managers als andere managers.

Het beeld dat hieruit ontstaat is nadrukkelijk genuanceerder. Het kan interessant zijn om het tot u te nemen wanneer u verdere stappen overweegt richting het nieuwe werken. Zo bent u goed geïnformeerd over zaken rondom de beleving van uw medewerkers en uw management, waar u rekening mee kunt houden.

Wat werkt goed?

Laten we voorop stellen dat de trend om tijd en plaatsonafhankelijk te kunnen werken in de regel als zeer positief wordt ervaren door zowel management als medewerkers. We doelen dan op zaken als werken met een laptop met VPN en werken met mobiele telefoons met agenda en mailfunctie. Het is zonde om hier geen gebruik van te maken, aangezien deze digitale mogelijkheden veel voordelen bieden en in de toekomst alleen maar belangrijker worden. Een absolute kans dus!

Wat we ook zien is dat het iets flexibeler omgaan met werktijden en het bieden van de mogelijkheid om even van huis uit te kunnen werken als positief wordt ervaren. Denk aan het af en toe van huis uit behandelen van de mail, om vervolgens na de files naar het werk te kunnen rijden. Positieve ontwikkelingen die de huidige tijd ons biedt.

Wat werkt minder goed?

Wat momenteel door de meeste medewerkers en managers als minder wordt ervaren, zijn twee andere elementen van het nieuwe werken. Het betreft hele dagen thuiswerken en flexibele werkplekken. Hier gaan vooralsnog niet alle handen voor op elkaar. De oorzaken hebben te maken met de energie die vrijkomt door sociale interactie, werkontwijkend gedrag en de moeite die managers hebben om prestaties van hun medewerkers te volgen. Een toelichting op alle drie deze punten.

Minder energie door gebrek aan sociale interactie

Allereerst zien we dat de sociale functie van de werkplek zeer belangrijk is voor medewerkers om zich betrokken, gemotiveerd en gewaardeerd te voelen. De aanwezigheid van positieve energie is enorm belangrijk voor het succes van een organisatie. Fysieke aanwezigheid van medewerkers en 'live' contact tussen medewerkers is belangrijk om deze energie te creëren.

Bij organisaties die te ver doorslaan in 'het nieuwe werken' zien we dat deze energie voor een groot deel verloren gaat wanneer de medewerkers veel minder of zelfs helemaal niet meer bij elkaar zijn. Voor de medewerker voelt zo'n organisatie aan als 'los zand'. We zien hier dezelfde problematiek ontstaan die we ook tegenkomen bij organisaties waar veel gedetacheerde medewerkers werken. Men voelt minder binding met het moederbedrijf.

Organisaties die 'het nieuwe werken' omarmen, zijn zich hier meestal van bewust, stimuleren ontmoetingen en creëren fysieke of virtuele ontmoetingsplekken. Het is vooralsnog een doekje voor het bloeden. Medewerkers zijn prima in staat om zichzelf te onttrekken. We zien dat de band tussen medewerkers verminderd is. De betrokkenheid bij de organisatie is doorgaans lager. Medewerkers geven aan hier, ondanks hun vrijheid, zelf niet altijd blij mee te zijn.

Daarnaast zijn mensen gewoontedieren. Mensen hebben de behoefte om een 'vaste' plek te hebben. Dit geldt zowel in het privéleven als op het werk. Waarom liggen mensen anders vaak aan dezelfde kant van het bed? Wat betreft het werk gaan medewerkers, ook wanneer er flexplekken zijn gecreëerd, altijd op dezelfde plaats zitten. De functie van flexplekken vermindert hierdoor.

Werkontwijkend gedrag

Ten tweede zien we dat veel medewerkers bewust of onbewust, gewenst of ongewenst, niet eenvoudig om kunnen gaan met de vrijheid die ze krijgen door het nieuwe werken. Thuiswerken leidt in veel gevallen tot een vorm van wat velen nog uit de studententijd kennen als "studieontwijkend gedrag". Er is immers van alles te doen thuis wat je op dat moment belangrijker acht dan werken. Zeker wanneer ook nog eens kinderen thuis zijn, is de effectieve tijd die aan het werk besteedt wordt in de regel uiterst klein. Medewerkers met een beperkt tot normaal verantwoordelijkheidsgevoel laten het hierbij en hopen er mee weg te komen. Wat overigens meestal wel lukt, wanneer er maar regelmatig resultaten zijn om te laten zien.

Medewerkers met een groot verantwoordelijkheidsgevoel voelen zich schuldig en gaan uiteindelijk 's avonds laat of 's ochtends vroeg hard aan de slag om het werk alsnog goed af te ronden.

De verwachting is dat er uiteindelijk steeds meer 'werkhotels' gaan komen. Of in elk geval plekken vlak bij woongebieden waar je serieus kan werken. Als dit verder doorzet en meer gemeengoed wordt, zal het hiervoor beschreven probleem voor een groot deel verdwijnen.

Lastig te volgen prestaties

Een derde probleem waar organisaties mee worstelen is de nieuwe manier van 'afrekenen'. Als manager moet je beoordelen op prestatie of productie in plaats van op inspanning of afwezigheid. En dit is niet altijd goed mogelijk.

Daar waar het wel goed mogelijk is, kan net zo goed worden gewerkt met ZZP-ers, wat we ook in toenemende mate zien gebeuren. Daar waar het niet goed mogelijk is, blijven medewerkers werknemers en is het dus ontzettend lastig om ze goed te beoordelen. Veel managers van organisaties die 'het nieuwe werken' omarmen, hebben hier in de praktijk moeite mee.

Een genuanceerde beslissing

Drie belangrijke zaken om dus rekening mee te houden, voordat u of uw management 'blind' in het nieuwe werken stapt. Enige nuance is wel op zijn plaats. De generatie medewerkers die nu de arbeidsmarkt op komt, is veel meer gewend om mobiel en rechtstreeks met soortgenoten te communiceren. Deze groep medewerkers verwacht van hun werkgever dat ze dit faciliteren.

Dit is ook in uw voordeel. Onderzoek wijst immers uit dat medewerkers met mobiele hulpmiddelen (en verder een normale werkplek) significant productiever zijn dan medewerkers zonder deze hulpmiddelen. Het is dus belangrijk om wel met de tijd mee te gaan.

De nieuwe problematiek die we zien ontstaan is natuurlijk op te lossen met virtuele ontmoetingsplekken, door virtueel rechtstreeks te communiceren (en hierdoor ook sociale controle op aanwezigheid te krijgen) en door meer geavanceerde manieren om productie van medewerkers te meten.

Maar zolang bovenstaande drie knelpunten nog niet goed worden ondervangen, is het nieuwe werken dus nog niet altijd één groot feest.