Gemeenten richten hun blik op de toekomst

Op donderdag 14 januari vond in hartje Amsterdam een seminar plaats met een vooruitstrevende invalshoek: ‘Hoe ziet de toekomst eruit voor gemeenten’? Initiator van het seminar was Effectory, het bureau dat medewerkersonderzoek binnen de sector uitvoert. HR professionals kwamen bijeen om te discussiëren over trends & veranderingen waar gemeenten nu veelvuldig mee in aanraking komen.

Guido Heezen, directeur van Effectory, opende de middag met een korte introductie. Wat signaleert Effectory voor ontwikkelingen in de gemeentelijke sector? Trends als schaalvergroting en behoefte aan een meer klant- en resultaatgerichte aanpak blijken op dit moment vaak speerpunten voor de toekomst te zijn. Dit vraagt om organisatorische veranderingen, zowel in de structuur al de cultuur van de gemeenten. Geen eenvoudig traject, zeker niet voor HR of P&O. Hoe begeleid je dit goed binnen je gemeente? De sprekers van de middag gaan hier elk vanuit hun eigen expertise op in.

Succesvol verandermanagement

Léon de Caluwé, senior partner bij Twynstra Gudde en hoogleraar advieskunde aan de VU heeft bijna dertig jaar ervaring als organisatieadviseur. Hij legt uit dat inzicht in de verschillende karakters binnen je organisatie belangrijk is bij het managen van een verandering. 'Succes valt of staat met de reactie van je mensen op een veranderingstraject. Iedereen heeft een eigen set of beliefs die bepaalt wie je bent, hoe je in het leven staat en hoe je reageert. Ben je je hier als manager van bewust, dan kun je processen in je organisatie beter inschatten en begeleiden,' vertelt De Caluwé. Ruwweg onderscheidt hij vijf typen mensen, die hij toelicht aan de hand van een planetenmetafoor. Elk type komt van een andere 'planeet':

  • De gele planeet: hier komen de natuurlijke leiders vandaan. Ze zijn goed in lobbyen en netwerken, houden opties open en zijn bezig met macht en relaties. Het woord 'macht' nemen ze zelf echter zo min mogelijk letterlijk in de mond. Ze realiseren vaak verandering door de aanwezigheid van dreiging (bijvoorbeeld snijden in het personeelsbestand omdat bezuinigingen noodzakelijk zijn).
  • De blauwe planeet: hier komen de gestructureerde mensen vandaan. Ze willen alles concreet maken, houden van duidelijke afspraken, efficiëntie, knopen doorhakken en resultaat. Ze realiseren verandering door de aanwezigheid van druk en targets.De rode planeet: hier komen mens-mensen vandaan. Ze houden van saamhorigheid, het wij-gevoel, sociale commitment. Ze realiseren een verandering door sociale druk (we misten je bij de bijeenkomst) of door deze zo aantrekkelijk te maken dat anderen erom gaan vragen (de marketing & reclame manier).
  • De groene planeet: de bewusten, de denkers. Hier komen mensen vandaan die geloven in ontwikkelen en leren. Ze vinden feedback, reflectie en doelen belangrijk. Wat je precies leert is niet het belangrijkste , het gaat om de weg er naartoe. Ze realiseren verandering gestaag, door persoonlijke ontwikkeling en groeiprocessen, waardoor je nieuwe inzichten opdoet.
  • De witte planeet: de ondernemers. Mensen die een visie hebben en deze niet met een projectgroep hoeven te bedenken. De aanpakkers, de gedrevenen. Zij realiseren verandering door te doen. Ze bedenken iets beters dan ze vandaag hebben en voeren dit gewoon uit.

Elk persoon heeft één of twee planeten waarop hij zich het meeste thuis voelt en uiteraard ook planeten waar hij zich niet goed in kan verplaatsen. Voor een succesvol verandertraject is de aanwezigheid van alle 'planeten' het meest ideaal. De kunst is om je als manager bewust te zijn van deze verschillen en hier overheen te communiceren. Conclusie: eenzijdigheid is de grootste bedreiging!

Trends voor de toekomst

Omgaan met verandering is één ding, weten welke veranderingen eraan komen een tweede. Wat voor mogelijkheden biedt de toekomst en hoe kunnen gemeenten hierop inspelen? Trendwatcher Adjiedj Bakas, auteur van het recent verschenen boek 'De toekomst van werk' gaat hier op in. Hij bespreekt drie trends die hij tegenkomt in gemeenteland en illustreert zijn verhaal met zeer pakkende voorbeelden!

Trend 1: naar een samenleving in transitie
Bakas vertelt dat de maatschappij op dit moment een verandercyclus doormaakt, die eens in de twintig à dertig jaar voorkomt. De crisis is hier het startsein van en houdt naar verwachting nog een paar jaar aan. Hierdoor verschuiven de verhoudingen binnen onze samenleving en dat heeft gevolgen:

  • Er komt meer macht binnen gemeenten voor de financiële afdelingen, want letten op kosten wordt belangrijker dan ooit.
  • Er is daardoor weinig ruimte voor nieuwe innovaties, maar veel aandacht voor het efficiënter maken van huidige werkwijzen en procedures.
  • De vooruitgang kent winnaars & verliezers. De kloof tussen hoog opgeleiden, die alles kunnen bijbenen, en laag opgeleiden, die achter blijven, wordt groter. Deze tegenstellingen in de maatschappij worden zichtbaar bij de inrichting van gemeenten.

Trend 2: naar de implosie van oude stelsels, concepten en ideeën
De inrichting van de samenleving, zoals we die gewend zijn, verandert volledig door de transitie genoemd in trend 1. Machtsverhoudingen gaan verschuiven:

  • De wereldmacht gaat verschuiven van West naar Oost (opkomst van China).
  • Stadstaten worden groter door fusies. Ze krijgen meer macht ten opzichte van de centrale overheid. Dit betekent dat een grotere bestuurlijke rol is weggelegd voor gemeenten.
  • Het verhaal dat je als gemeente vertelt (storytelling) wordt heel belangrijk. Mensen zoeken meer 'echt' contact en willen zich graag herkennen in jouw belofte.

Trend 3: naar de vervaging op alle fronten. Onze huidige ideeën over wat gebruikelijk is gaan vervagen. Zo zullen we zien dat:

  • Werk en privé steeds meer door elkaar heen gaan lopen.
  • Mensen meer contact hebben met elkaar, maar dat dit contact inhoudelijk oppervlakkiger wordt door de technologie. Eenzaamheid wordt groter en de 'normale' omgang verandert.
  • Mensen door betere zorg ouder worden (120!) en dus hun levensfases anders gaan plannen en beleven.

Hoe dan ook, de toekomst biedt volop mogelijkheden! We hoeven er niet bang voor te zijn maar moeten juist genieten van alle nieuwe mogelijkheden en kansen. De gouden tip van Bakas voor gemeenten luidt dan ook: 'Doe het onverwachte! Als gemeente moet je openstaan voor de toekomst en nieuwe relaties aan durven gaan. Grijp de toekomst met beide handen aan!'

Ervaring uit de praktijk

Cojan Mookhoek, directeur bedrijfsvoering van de gemeente Sliedrecht, neemt hierna het stokje over. Wat kan hij vertellen over trends en verandering? Mookhoek spreekt uit eigen ervaring over een trend die momenteel veel voorkomt: de schaalvergroting bij gemeenten. Zijn eigen gemeente heeft onlangs deelgenomen aan een grote fusie. De facilitaire en ondersteunende diensten van Alblassardam, Hendrik-Ido-Ambacht, Zwijndrecht, Papendrecht, Dordrecht en Sliedrecht (samen ook wel 'Drechtsteden' genoemd) zijn samengegaan.

Wat hield deze fusie van diensten in en hoe is dit verandertraject verlopen? 'Een opvallende keuze in de nieuwe structuur is afname op basis van main contracting,' vertelt Mookhoek. 'De lokale gemeenten zijn nu gezamenlijk afnemer geworden van producten en diensten die ze voorheen zelfstandig produceerden. Alle facilitaire en ondersteunende diensten zijn nu samengevoegd in een Shared Service Center (SSC).

Dit gezamenlijke SSC bevat allerlei disciplines, van juridisch advies tot schoonmaak en catering. Deze diensten werken op basis van main contracts. Dit wil zeggen dat de zes gemeenten de hoofdopdrachtgevers zijn van het SSC en dat zij daarom in grote mate betrokken zijn bij het ontwerp van de dienstverlening.'

Waarom is voor deze structuur gekozen? Mookhoek vertelt: 'Kostenbeheersing speelde natuurlijk een grote rol. Het SSC is opgericht om efficiency winst te behalen. Werkplekken zijn daarom optimaal ingericht en er kan door alle gemeenten gebruik gemaakt worden van dezelfde systemen, dezelfde wijze van aansturing en procedures. Heel handig en vaak ook tijdsbesparend. Maar je moet je daar niet blind op staren. Zo'n efficiënte structuur werkt alleen als je respect houdt voor de creativiteit van mensen. Zij komen van verschillende gemeenten en gaan opeens intensief samenwerken. Ze moeten ook in de nieuwe situatie lekker kunnen werken en er moet harmonie zijn! Daar moet je energie insteken. Geen enkele structuur werkt, hoe slim ook op papier, als er geen aandacht besteed wordt aan de cultuur.'

Mookhoek vertelt dat er, ondanks het succes van de aanpak, toch goede medewerkers vertrokken zijn. Zij voelden zich niet thuis in de nieuwe structuur. 'Dat kwam ook deels door de wijze van invoering. We hebben gekozen voor een big bang in plaats van een stapsgewijze uitrol. We noemen dit de 'Drechtsteden drill': radicaal het roer om en volgens de nieuwe aanpak werken. Dat vereiste heel veel discipline. Sommige mensen schrokken daarvan en zijn vertrokken. De meerderheid die bleef kon zich vinden in de nieuwe aanpak. En daar kunnen we nu mee verder werken.'

Trends vanuit medewerkersonderzoek

Rianne van der Meer, consultant bij Effectory en gespecialiseerd in gemeenteonderzoek, sluit de middag vol trends en verandering af. In haar presentatie vertelt zij welke trends Effectory tegenkomt in de sector. 'Veel fusies en reorganisaties en ook veel trajecten om sneller te schakelen', somt van der Meer op. 'Veranderingstrajecten zijn qua structuur vaak goed te realiseren, maar de qua cultuur is dat een stuk lastiger. En juist deze zachtere kant van verandertrajecten zien wij natuurlijk terug in ons medewerkersonderzoek: hoe beleven de medewerkers een nieuwe situatie?' Hiermee haakt Effectory aan bij de bevindingen van Mookhoek: een structuurverandering betekent nog geen cultuurverandering.

Wat maakt gemeenten succesvol? Volgens Van der Meer zijn er bij bloeiende en goed scorende gemeenten twee factoren aanwezig: energie en richting. Kort samengevat wil dit zeggen: organisaties met gemotiveerde, gedreven mensen, die weten wat het doel is waar ze aan bijdragen. Deze gemeenten presteren het beste. 'De juiste mensen aan boord, richting geven, en dan los laten' vertelt Van der Meer. 'Dat laatste is nog een aandachtspunt in deze sector, want de ambtelijke regels en procedures kunnen nog wel eens frustrerend zijn voor de medewerkers. Meer vrijheid en verantwoordelijkheid wordt zeker op prijs gesteld.'

Is er veel energie en richting aanwezig in de gemeentelijke sector? Het lijkt er steeds meer op. De conclusie die Van der Meer presenteert is namelijk positief: 'we signaleren een stijgende trend in de tevredenheid van de medewerkers in gemeenten. Deze trend zet nog steeds door, een compliment voor het werkgeverschap in de sector.'