Het voorbereiden van een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)

Het voorbereiden van een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)

Het voorbereiden van een medewerkerstevredenheidsonderzoekVoor een geslaagd medewerkerstevredenheidsonderzoek, ook vaak MTO genoemd, hoor je met veel zaken rekening te houden. Allereerst dien je het doel van jullie onderzoek helder voor ogen te hebben. Het is daarnaast essentieel om belanghebbenden al in de beginfase bij het onderzoek te betrekken. Welke methode past bij jullie organisatie? Hoe stel je een vragenlijst op? En hoe zit het met de anonimiteit van de medewerkers? In dit artikel kun je lezen waar je specifiek aan moet denken voor een succesvol onderzoek en vind je nuttige tips voor het voorbereiden van een onderzoek onder medewerkers in jullie organisatie.

Doel van het medewerkerstevredenheidsonderzoek 

Je voert een medewerkerstevredenheidsonderzoek uit om inzicht te krijgen in de werkbeleving van jullie medewerkers. Daarmee wil je gericht de organisatie verbeteren. Zijn medewerkers tevreden? Maar zijn ze ook gemotiveerd? Zijn ze productief? Welke zaken spelen er binnen jullie organisatie? Het medewerkerstevredenheidsonderzoek geeft je onder andere inzicht in de tevredenheid, betrokkenheid, bevlogenheid, loyaliteit, motivatie en klantgerichtheid van de medewerkers.

Waarom wil je inzicht krijgen in de werkbeleving van jullie medewerkers? Stel jezelf deze vraag bij de start van jullie onderzoek. Door een medewerkersonderzoek uit te voeren krijg je inzicht in:

  • De gekwantificeerde arbeidsbeleving van medewerkers ten opzichte van een relevante referentiegroep; 
  • Hoe je samen met medewerkers gericht zinvolle verbeteringen kunt doorvoeren en prestaties kunt verhogen; 
  • Hoe je medewerkers kunt inspireren en leidinggevenden kunt ondersteunen; 
  • Hoe je ziekteverzuim en/ of verloop kunt terugdringen; 
  • Wat het effect is geweest van een mogelijke cultuuromslagof reorganisatie; 
  • Wat het effect is van mogelijke wijzigingen in jullie HR-beleid.

Kortom, diverse doelen zijn mogelijk. Zonder duidelijke doelstelling slaagt het onderzoek niet en zal er nooit sprake zijn van een succesvolle weg naar verbetering.

Wil je sparren over de opzet van een goed medewerkerstevredenheidsonderzoek?

Neem voor meer informatie en de mogelijkheden van Effectory contact op met ons voorlichtingsteam: 020 - 30 50 102 of via voorlichting@effectory.nl.

Belanghebbenden

Naast een duidelijke doelstelling, is het belangrijk dat het onderzoek binnen de organisatie breed wordt gedragen. Te veel onderzoeken belanden in de la doordat de resultaten uiteindelijk niet worden geaccepteerd of toegepast. Om dit struikelblok te vermijden, is het essentieel om in een vroeg stadium alle relevante belanghebbenden bij het onderzoek te betrekken. Het is de bedoeling dat verschillende groepen straks met de resultaten aan de slag gaan. Zij moeten op voorhand achter het onderzoek staan. Dit vraagt bijvoorbeeld van de lijnmanagers dat zij:

  • Kunnen omgaan met feedback en zich open opstellen;
  • Tijd reserveren om met hun teams aan verbetering te werken;
  • In staat zijn om hun teams en collega's echt te motiveren.

Betrek bij het onderzoek vroegtijdig de belanghebbenden in de organisatie:

  • Lijnmanagers;
  • HR-afdeling;
  • Directie;
  • Communicatieafdeling;
  • OR.

Juristen verschillen van mening over de vraag of de OR nu wel of niet een adviesrecht heeft met betrekking tot het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Niet alleen om deze reden, maar vooral ook omdat de OR een belangrijke rol kan spelen bij de inbedding van het onderzoek in de organisatie, is het aan te raden om een OR-vertegenwoordiging te betrekken bij de opzet. Als jullie internationaal werken, betrek dan ook de decentrale directies. Het is verstandig om één verantwoordelijke aan te wijzen. Doorgaans is dat de HR-directeur.

Onderzoeksmethode

Bij de opzet van het onderzoek, bedenk je welke onderzoeksmethode passend is voor jullie organisatie. Dit is ook het moment om je af te vragen of je het onderzoek en de daarbij horende follow-up zelf gaat doen of dat je daar een extern onderzoeksbureau voor inschakelt.

Er bestaan vele methoden om onderzoek uit te voeren. Voor een goed onderzoek onder medewerkers zijn twee methoden gangbaar: via een online vragenlijst of via een schriftelijke vragenlijst. Kies de methode die het beste past bij jullie situatie. Maak het voor medewerkers gemakkelijk om de vragenlijst in te vullen. Houd bijvoorbeeld rekening met de mogelijkheid die medewerkers hebben om de vragenlijst digitaal in te vullen. Werk je voor een ICT-organisatie? Gebruik dan geen schriftelijke vragenlijst. Het omgekeerde geldt wanneer slechts een beperkt deel van de medewerkers internet tot haar beschikking heeft. Een combinatie van de schriftelijke en online variant is natuurlijk ook mogelijk.

Een goed medewerkerstevredenheidsonderzoek leidt tot een hoge respons. Verwacht je toch een lage respons, dan kun je overwegen een moment in te plannen om gezamenlijk de vragenlijsten in vullen. Bijvoorbeeld na afloop van een ploegendienst. Zorg er dan wel voor dat een extern persoon dit begeleidt. Bij hem of haar kunnen medewerkers voor vragen terecht. Bovendien wordt zo vermeden dat men de vragenlijsten in overleg gaat invullen. Je meet in dat geval namelijk groepsmeningen in plaats van individuele opvattingen.

Anonimiteit

Naast een hoge respons wil je ook een betrouwbare respons. Je wilt dat medewerkers zich vrij voelen hun mening te geven. Dit is een heikel punt bij veel onderzoeken. Garandeer daarom de anonimiteit van medewerkers. Zorg ervoor dat zij deze anonimiteit werkelijk voelen. Alleen dan geven medewerkers in alle vrijheid hun mening.

Kun je garanderen dat medewerkers de vragenlijst anoniem kunnen invullen? Het invullen van een online vragenlijst gebeurt over het algemeen op de werkplek. Het gevaar ontstaat dat medewerkers het gevoel hebben dat collega's meekijken. Daarnaast hebben medewerkers soms het idee dat collega's van de interne automatiseringsafdeling zo kunnen achterhalen wie de respondent is. Dit schaadt de anonimiteit. Professionele onderzoeksbureaus weten dit te voorkomen. Zorg er in ieder geval voor dat de antwoorden op een beveiligde server binnenkomen en worden opgeslagen.

In het belang van de anonimiteit, moet je minstens rekening houden met de volgende zaken:

  • Zorg dat medewerkers de vragenlijst buiten het zicht van collega's kunnen invullen;
  • Zorg dat de antwoorden op een beveiligde server binnenkomen en worden opgeslagen;
  • Wees terughoudend in het vragen naar persoonskenmerken (beperk vragen over sekse, opleidingsniveau, dienstjaren et cetera);
  • Zet handgeschreven antwoorden om naar standaard (computer) lettertypen;
  • Rapporteer de resultaten alleen of zoveel mogelijk op groepsniveau.

Voorkom daarnaast dat medewerkers meerdere keren de vragenlijst in kunnen vullen. Om onbetrouwbare resultaten en dubbeltelling te voorkomen, is het belangrijk dat medewerkers slechts één keer hun mening kunnen geven. Werk daarom met een unieke inlogcode die maar één keer gebruikt kan worden.

In de resultaten splits je niet uit naar afdelingen die kleiner zijn dan tien personen. Dit is in de meeste gevallen mogelijk. In sommige situaties is het toch wenselijk over kleinere groepen te rapporteren. Meld dit vooraf aan de medewerkers en houd rekening met vertekeningen van de resultaten.