Hoe één ochtend zorgt voor gezamenlijk resultaat

Eerst het medewerkersonderzoek. Daarna de resultaten. En dan? Veel zorgorganisaties vragen zich af hoe ze om moeten gaan met de uitkomsten van een medewerkersonderzoek. Zo’n onderzoek geeft haarfijn weer wat de trotspunten als wel de verbeterpunten zijn in de organisatie, maar hoe geeft u navolging op deze feedback? Zo gemakkelijk is dat niet. Belangrijk is het wel. Door aan de slag te gaan, zorgt uw organisatie dat de feedback van medewerkers daadwerkelijk impact heeft. Op die manier ontwikkelt de organisatie zich. Eén van die organisaties is De Twentse Zorgcentra. Zij pakten het ‘Aan de slag-traject’ op een unieke manier aan en zijn daar nog steeds trots op. In samenwerking met Effectory organiseerden zij een ‘Aan de Slag ochtend’: één ochtend met gezamenlijk resultaat. Effectory in gesprek met interim-bestuurder Ton Caspers, Hoofd P&O Laetitia de Roy van Zuydewijn en P&O medewerker Ruth Wissink over het hoe en wat.

De Twentse Zorgcentra

De Twentse ZorgcentraDe Twentse Zorgcentra (DTZC) is een organisatie die zich toelegt op de begeleiding en verzorging van verstandelijk gehandicapten. Met rond de 2500 medewerkers en 1450 cliënten is zij één van de grootste zorgaanbieders in de Twentse regio. In maart 2013 voerde de organisatie haar tweede medewerkersonderzoek uit, juist in een lastige periode voor DTZC. Laetitia de Roy van Zuydewijn legt uit: “Er werd net gecommuniceerd over de WMO effecten en dat er mogelijk bezuinigd moest worden. Voor ons was het daarom spannend wat de resultaten zouden zijn.” Ondanks hun situatie stijgt de algemene tevredenheid aanzienlijk: van een 6,8 (2010) naar een 7,2 (2013).

Aan de Slag ochtend

Waar de resultaten bij de vorige meting nog uitsluitend worden gedeeld met het bestuur, is ditmaal besloten om heel de organisatie erbij te betrekken. Ruth Wissink (projectleider medewerkersonderzoek binnen DTZC): “Vroeg in de voorbereiding wordt al duidelijk dat we dit met z’n allen willen doen. Door alle leidinggevenden bij elkaar te hebben, ontvangt iedereen tegelijkertijd hetzelfde duidelijke verhaal en kan iedereen gezamenlijk praten over de resultaten.” Ton Caspers onderschrijft dit punt: “De Twentse Zorgcentra werkt met verschillende locaties en dan is onderlinge samenwerking en open communicatie zéér belangrijk. De forse verbetering in de algemene tevredenheid is een echte opsteker en moet naar mijn idee juist daarom gezamenlijk gevierd worden.”

Met dit idee is de ‘Aan de Slag ochtend’ geboren: circa 100 leidinggevenden - van alle verschillende locaties - bij elkaar, in één ruimte. De resultaten worden gepresenteerd door Effectory, de leidinggevenden splitsen zich vervolgens in vier  - voor DTZC-specifieke – thematische groepen en wisselen ideeën uit over persoonlijke vervolgacties.

Lees ook: Altijd tevreden en betrokken medewerkers - Droom of werkelijkheid?

Succesvolle opvolging in unieke vorm

De ‘Aan de slag ochtend’ blijkt voor DTZC goed te werken en laat om verschillende redenen een zeer positieve indruk achter binnen de organisatie. Ton Caspers geeft aan dat de ochtend het belang van de medewerker benadrukt: “Met zo’n gezamenlijke ochtend straal je als organisatie uit dat je je medewerkers serieus neemt en naar hen luistert. En omdat zij het directe cliëntcontact onderhouden, zijn zij degene die het succes van deze zorginstelling bepalen.” Ruth Wissink vult aan dat het de onderlinge communicatie binnen DTZC verbetert: “De lagen binnen de organisatie willen we dichterbij elkaar brengen, zodat je beter weet wat er speelt bij de verschillende regio’s. Met dit Aan de Slag-traject hebben we in de praktijk laten zien, waar we met het beleid naar toe willen. En dat wordt gewaardeerd door de leidinggevende.” Tevens belicht Laetitia de Roy van Zuydewijn de praktische kant van de verbeterpunten: “Met deze vorm hebben we de te nemen acties zo dicht mogelijk bij de leidinggevende zelf gehouden en geen grote projectgroepen opgezet. Gewoon heel concreet: hoe kan jij, als leidinggevende, in jouw dagelijkse bezigheden verbetering aanbrengen?” Zo lopen zij niet met lange actielijstjes de deur uit, maar geef je als organisatie het vertrouwen dat zij zelf prioriteiten kunnen stellen en binnen hun invloedssfeer punten kunnen verbeteren. Doordat DTZC vervolgens ook aan alle leidinggevenden ‘Train de Trainer’ workshops heeft gehouden, kan op teamniveau nog beter worden ingesprongen op concrete acties.

'Met zo'n gezamenlijke ochtend betrek je de medewerker actief en zorg je tevens voor onderlinge verbinding.'

Alledrie zijn ze het erover eens dat de ‘Aan de Slag ochtend’ voor positiviteit heeft gezorgd binnen De Twentse Zorgcentra. Positiviteit die uiterst belangrijk is om de organisatie in lastige tijden sterker te maken. Dit verhaal bevestigt het feit dat een organisatie specifieke en creatieve manier om met de resultaten om te gaan, kan zorgen dat een medewerkersonderzoek actief ingezet wordt en daarmee de organisatie vooruit kan helpen. Op de vraag of ze het de volgende keer op dezelfde manier zouden aanpakken, wordt volmondig aangegeven: “Jazeker, absoluut. We gaan samen met Effectory kijken hoe we dit de volgende keer kunnen overtreffen.”