Hoe gaat de onboarding van nieuwe medewerkers?

Wanneer een nieuwe medewerker in je organisatie begint, wil je dat hij of zij snel mogelijk zelfstandig kan presteren en zich thuis voelt binnen de organisatie. Gedurende dat proces is het belangrijk om voortdurend de verwachtingen goed op elkaar af te stemmen. Maar hoe ziet een succesvol onboarding programma voor nieuwe medewerkers eruit?

Hoe gaat de onboarding van nieuwe medewerkers?

Als de onboarding van nieuwe medewerkers goed verloopt, kan het een sterk motiverend effect hebben. Medewerkers zijn na afloop dan trots op hun keuze voor hun baan en organisatie.

Vijf hoofddoelen van het onboarding programma

Onboarding kent vijf hoofddoelen:

  • medewerkers motiveren en ondersteunen om snel zelfstandig te presteren
  • het op elkaar afstemmen van de wederzijdse verwachtingen
  • duidelijk maken hoe medewerkers kunnen bijdragen aan de organisatiedoelen
  • medewerkers helpen bij het opbouwen van een band met collega’s en de organisatie
  • van binnenuit innoveren op basis van de feedback van nieuwkomers

1. Motiveer en ondersteun nieuwe medewerkers om snel zelfstandig te presteren

Om snel zelfstandig en met plezier aan de slag te kunnen, hebben medewerkers de juiste middelen nodig en voldoende ruimte om zelf beslissingen te nemen. “Eén van de voorwaarden om gemotiveerd te kunnen raken voor je werk, is autonomie”, zegt onboarding-expert Ardiënne Verhoeven van Workwonders.

“Dat betekent automatisch dat leidinggevenden nieuwe teamleden al tijdens de onboarding voldoende verantwoordelijkheid moeten geven. Zo krijgt de medewerker namelijk snel het gevoel de eigen competenties goed in te kunnen zetten en echt iets bij te dragen. Dat zorgt niet alleen voor betere prestaties, maar ook voor meer enthousiasme.”

De onboarding van nieuwe medewerkers kan overigens al beginnen voor de eerste werkdag: “Juist in de periode voordat medewerkers aan hun nieuwe functie beginnen, staan ze bijzonder open voor alles wat met hun nieuwe baan en organisatie te maken heeft. Het is echt een gemiste kans om deze periode niet te benutten voor ‘preboarding’. Dat kan bijvoorbeeld door regelmatig even contact op te nemen, medewerkers alvast introductiemateriaal op te sturen en hun uit te nodigen voor team- of organisatiebijeenkomsten.”

Tijdens de introductieperiode is het volgens Verhoeven daarnaast belangrijk om nieuwkomers duidelijk te maken welke verantwoordelijkheid zij zelf dragen voor het leren kennen van hun baan en voor hun persoonlijke ontwikkeling. “Houd als organisatie hun hand niet vast, maar zorg wel voor goede ondersteuning.” Begeleiding kan allerlei vormen aannemen, van een persoonlijke trainer of coach, tot feedback op de werkvloer door teamleden.

Gratis whitepaper: Talent aantrekken en behouden - 5 tips

Hoe zorg je voor een positief onboarding proces en het aantrekken en behouden van talent? Vijf praktische tips.

Downloaden

2. Stem de wederzijdse verwachtingen op elkaar af

“Onboarding draait niet alleen om de behoeften van een organisatie, maar ook om de behoeften van nieuwe medewerkers”, zegt Verhoeven. “Zij hebben een bepaalde toekomst voor ogen. Onboarding is daarom een wederzijds proces. Al met al gaat het om het vinden van een goede manier van samenwerken, binnen het team en de organisatie.”

Om die reden is het verstandig om regelmatig te controleren of de verwachtingen nog op elkaar aansluiten. Verhoeven: “Vraag: ‘hoe vind je dat het gaat? Voldoen de baan en de organisatie aan je verwachtingen? Maken we waar wat we beloofd hebben? En zo nee, wat kunnen we daar dan aan doen?’”

Als nieuwe medewerkers veelbelovend zijn, kan de organisatie hen in een vroeg stadium wijzen op mogelijkheden om intern carrière te maken. Voor alle nieuwe medewerkers geldt daarnaast dat het nodig is om al na een paar weken te evalueren of de persoon zich voldoende ontwikkelt. Verhoeven: “Aansluiten bij de jaarlijkse beoordelingscyclus komt echt te laat voor veel nieuwkomers.”

3. Maak duidelijk hoe medewerkers kunnen bijdragen aan de organisatiedoelen

Een effectieve onboarding leidt ertoe dat medewerkers goed op te hoogte zijn van de organisatiedoelen en dat het duidelijk is welke bijdrage ze daar zelf aan kunnen leveren. Dat heeft niet alleen een praktisch doel, maar werkt ook motiverend.

Zo gebruik je purpose als kompas voor jouw organisatie

Medewerkers zijn graag van waarde, niet alleen voor hun werkgever, maar als het even kan ook voor de maatschappij. Goede werkgevers volgen een koers die medewerkers aanspreekt, bijvoorbeeld vanwege een hoge maatschappelijke relevantie. Wanneer organisaties transparant zijn over cijfers zoals omzet, winstgevendheid of klanttevredenheid, krijgen (nieuwe) medewerkers bovendien een duidelijk kader waarbinnen zij zichzelf en de organisatie kunnen verbeteren.

4. Help medewerkers bij het opbouwen van eigen netwerk en een band met collega’s

Effectieve onboarding van nieuwe medewerkers leidt er toe dat medewerkers de organisatiecultuur goed leren, een band ontwikkelen met collega’s, een eigen netwerk opbouwen binnen de organisatie en zich betrokken gaan voelen bij de organisatie. Hoe bereik je dat?

“Goede connecties zijn belangrijk voor het welslagen van een nieuwe medewerker. Betrek teamleden daarom bij het selectieproces, bijvoorbeeld door een informele ontmoeting te organiseren na afloop van het formele gesprek”, zegt Verhoeven.

Tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag kun je de nieuwe medewerkers daarnaast alvast in contact te brengen met de collega die gaat zorgen voor de onboarding. Verhoeven: “En als er toevallig een bedrijfsuitje is, al is het maar bowlen, zet de aspirant-medewerker dan ook op de gastenlijst.”

Breng ook al tijdens de preboarding de centrale waarden van de organisatie over het voetlicht. “Ik ken een zorginstelling die een serie video’s maakte om wijkverpleegkundigen voor te bereiden op ethische kwesties die in hun werk aan de orde kunnen komen. Als iemand bijvoorbeeld vraagt of je zijn of haar sieraden in beheer wil nemen, wat moet je dan doen? Kun je vragen of je op het balkon mag roken? Deze videoserie was een soort miniopleiding om aspirant-medewerkers op hun werk voor te bereiden.”

Whitepaper: Verbeter je employee experience in 3 stappen

De employee experience is de nieuwste trend op HR gebied. In dit whitepaper vertellen we je er graag meer over.

Download

Zorg daarnaast dat helder is bij bestaande medewerkers wat de nieuwkomer gaat doen: hoe worden de rollen verdeeld en wie is waarvoor verantwoordelijk? Verhoeven: “Dat voorkomt dat bestaande medewerkers bang worden dat de nieuweling hun rol over gaat nemen. Ook voor een nieuwkomer is het daarnaast prettig om rolduidelijkheid te krijgen.”

Belangrijk is daarnaast om tijdens de onboarding niet te formeel te zijn. “Informele gesprekken zijn heel relevant voor nieuwkomers om een beeld te krijgen hoe zaken lopen binnen de organisatie en om de baan te leren kennen. Echte interesse is belangrijk, zeker van mentoren of collega’s die betrokken zijn bij de onboarding.”

5. Innoveer van binnenuit op basis van de feedback van nieuwkomers

Onboarding is een grote kans voor werkgevers om van binnenuit te innoveren, door te luisteren naar de feedback van nieuwe medewerkers. Daarom is het belangrijk een sfeer te creëren waarin sociale innovatie ook echt mogelijk is. Verhoeven: “Vraag daarom al na een paar weken: ‘wat zou jij veranderen, op basis van jouw professionele achtergrond?’ Zo kun je iemand snel de ervaring geven dat hij of zij op eigen benen staat. Bovendien krijgt de organisatie zo beter de kans om echt te profiteren van de kennis en ervaring van de nieuwe medewerker.”

Als organisaties willen vernieuwen is sociale innovatie, een belangrijke ‘quick win’. Je eigen medewerkers weten het beste waar het slimmer, efficiënter en goedkoper kan. Het is de snelste manier om innovatieve ideeën te leren kennen. En je laat er ook nog eens mee zien dat je de expertise van je medewerkers waardeert.

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Ardiënne Verhoeven

Ardiënne Verhoeven richtte in 2000 Workwonders op, een adviesbureau dat is gespecialiseerd in onboarding en recruitment. Ze schreef twee boeken over Onboarding, waaronder Onboarding: het managen van verwachtingen. Ardiënne Verhoeven studeerde rechten en bedrijfskunde aan de Universiteit van Groningen (RUG). Daarna werkte ze acht jaar als personeelsmanager bij KPN en Unilever, waar ze onder meer ervaring opdeed in werving, selectie, coaching en ontwikkeling van managementtalent.

Checklist: 5 tips voor de reboarding van medewerkers

Werken jouw medewerkers nog steeds thuis of alweer op kantoor? Of een combinatie van beide? Graag delen we praktische tips voor de reboarding van medewerkers.

Download