“Alles wat we doen, moet leiden tot goede zorg”

Hoe kunnen we ons medewerkersonderzoek zo efficiënt mogelijk inrichten? Die vraag stelde zorgorganisatie Kwintes zichzelf het afgelopen jaar. Een flexibel onderzoek, dat voor teams inzichtelijk maakt waar ze staan op het gebied van zelfstandigheid en dat bijdraagt aan het hoofddoel van Kwintes: goede zorg leveren aan cliënten. Dát was de insteek. Hoe heeft Kwintes dit aangepakt? Aan het woord is Marjan van Galen, P&O adviseur.

Kwintes aan de slag met flexibel medewerkersonderzoek

Kwintes ondersteunt mensen met psychiatrische of psychosociale problemen, die de grip op hun leven even kwijt zijn. Denk aan slachtoffers van huiselijk geweld, tienermoeders, mensen met autisme, zwerfjongeren en dak- of thuislozen. Kwintes biedt deze mensen hulp bij wonen en werken en begeleid hen naar een zo zelfstandig mogelijk leven. De diensten van Kwintes bevinden zich in meer dan 50 gemeenten verspreid over de provincies Flevoland, Utrecht, Zuid-Holland, Friesland en Gelderland.

Naadloze aansluiting op de Ri&E

Kwintes vond het belangrijk om hun medewerkers niet te vaak af te leiden van hun werk. "Maar als je dat doet en ze om raad vraagt, doe het dan in één keer goed", vertelt Marjan. "We hebben het medewerkersonderzoek daarom gekoppeld aan onze Ri&E cyclus (Risico Inventarisatie en Evaluatie, red). We zijn dan toch al in contact met onze medewerkers over hun arbeidsomstandigheden. Het medewerkersonderzoek hierop aanhaken voelde als een logische stap. Belangrijk was wel dat beide onderzoeken echt van toegevoegde waarde bleven, er mochten geen dubbele vragen gesteld worden. De Ri&E meting en het medewerkersonderzoek moesten naadloos op elkaar aansluiten. Hier zijn we heel kritisch op geweest en dat is uiteindelijk prima gelukt. We hebben beide lijsten bewust kort en to-the-point gehouden."

Elk team kiest zelf de beste timing

De teams van Kwintes hebben veel vrijheid gekregen om het medewerkersonderzoek in te vullen en een Ri&E uit te zetten op een zelfgekozen moment. “Wij zijn actief bezig met zelfstandige teams, deze keuze past hierbij. Medewerkers hebben meegedacht welke onderwerpen op de vragenlijst moesten komen. Leveren deze vragen een bijdrage aan ons zelfstandig functioneren? Dat was ons uitgangspunt. Keuzes maken is belangrijk als je kwalitatief goede informatie wil. Less is more. Toen de vragenlijst klaar was voor gebruik, hebben we eerst een organisatiebrede nulmeting uitgevoerd. Zo konden we duidelijk zien waar elk team stond op het gebied van zelfstandigheid. Vanaf dat moment mochten de teams zelf de meest ideale timing van hun volgende meting bepalen.”

Actie

Inmiddels zijn van veel teams de resultaten van het onderzoek bekend en kan Kwintes aan de slag. Ook dat gebeurt voortvarend en met veel ruimte voor eigen verantwoordelijkheid. "Teams kiezen zelf hun belangrijkste aandachtsgebied. Ze bepalen hun prioriteiten en er worden verantwoordelijken aangewezen. De preventiemedewerker noteert dit in een actieplan, het team gaat aan de slag met dit plan. Na zes maanden plant de preventiemedewerker een evaluatie in. Wat is er tot nu toe gebeurd? Hebben we verbeteringen doorgevoerd, is dat goed gelukt? Zo houden we vinger aan de pols en kunnen we op tijd bijsturen als dat nodig is. Organisatiebreed ontvangen we eens per zes maanden een overzichtsrapportage. Welke teams hebben gemeten en wat is hun gemiddelde score? De opbrengst van het onderzoek wordt zo optimaal benut. We willen volop in beweging blijven, samen met onze mensen."