Organiseer uw organisatie zo efficiënt mogelijk

Organisaties merken dat het steeds moeilijker wordt om aan gespecialiseerde en gekwalificeerde medewerkers te komen. Om goed te blijven functioneren is het aan te raden om de organisatie zo in te richten dat het primaire proces zich kan richten op de kerntaken en geen tijd verliest aan ondersteunende werkzaamheden. Stafafdelingen worden steeds belangrijker. Het is aan hen om de primaire organisatie optimaal te ondersteunen. Een geoliede organisatie komt immers de werksfeer en het bedrijfsresultaat ten goede. Als alle medewerkers prettig kunnen werken en toewerken richting een gezamenlijk doel, wordt de organisatie een leukere en succesvollere werkgever.

Optimale ondersteuning versus overhead

Binnen de meeste organisaties wenst het bestuur of het management enerzijds een zo efficiënt mogelijk ingerichte organisatie, waarin alle medewerkers prettig kunnen werken. In het ideaalbeeld focussen de medewerkers uit de primaire organisatie zich daadwerkelijk op de primaire taken en verliezen geen tijd aan overig werk. De stafafdelingen zijn zo ingericht dat de primaire organisatie optimaal ondersteund wordt. Anderzijds wil de Raad van Bestuur niet het idee hebben dat er te veel overhead bestaat, waardoor onnodige kosten worden gemaakt.

Kwaliteit van stafafdelingen

Stafafdelingen dragen niet direct bij aan de omzet van de organisatie, waardoor zij een belangrijk doelwit zijn bij kostenbesparing. Voor stafafdelingen blijkt het vaak moeilijk om de toegevoegde waarde van hun afdeling zichtbaar en meetbaar te maken. Hoe zorgen organisaties ervoor dat de interne organisatie zo efficiënt mogelijk is ingericht, waarbij zowel het bestuur als de stafafdelingen zelf tevreden zijn?

Gerichte stuurinformatie voor het bestuur én stafafdelingen

Om gerichte stuurinformatie te achterhalen voor zowel het bestuur als voor de afzonderlijke stafafdelingen, is het intern klantenonderzoek van Effectory ontworpen. Hierbij wordt aan de interne klanten gevraagd hoe zij als afnemer de dienstverlening van de verschillende stafafdelingen ervaren en wat hun behoeften zijn. Dit instrument geeft het bestuur centrale stuurinformatie wat betreft de efficiëntie en effectiviteit van de interne organisatie.

Inzicht krijgenHet intern klantenonderzoek geeft een helder inzicht in de afzonderlijke bijdrage van stafafdelingen. Het legt bovendien de vinger op de zere plek: waar kan de primaire organisatie beter ondersteund worden, welke stafafdelingen functioneren optimaal en waar zijn veranderingen of verbeteringen realiseerbaar?

Het intern klantenonderzoek geeft stafafdelingen stuurinformatie om de afdeling gerichter aan te sturen. Per stafafdeling wordt de toegevoegde waarde zichtbaar: wordt deze ervaren in de diensten, dienstverlening of in de relatie met de medewerkers? Zo wordt inzichtelijk wat de primaire organisatie belangrijk vindt en waar verbeteringen noodzakelijk zijn.

De resultaten van elke stafafdeling afzonderlijk worden afgezet tegen de benchmark van andere stafafdelingen in Nederland. Dit brengt de resultaten in het juiste perspectief. Ook is het mogelijk om de tevredenheid af te zetten tegen het gemiddelde van de andere stafafdelingen van de eigen organisatie.

Eén organisatiebreed onderzoek

Het intern klantenonderzoek heeft ook praktische voordelen. Het onderzoek wordt organisatiebreed uitgevoerd. De interne klanten (medewerkers) worden maar één keer belast met een vragenlijst, waarbij ze alle stafafdelingen mogen beoordelen. Dit komt de respons ten goede en scheelt aanzienlijk in kosten. Het management ontvangt een rapportage met de prestaties van de gehele interne organisatie op een eenduidige wijze. De resultaten worden tegen elkaar afgezet, waardoor de stafafdelingen goed te vergelijken zijn. Voor stafafdelingen zelf is het voordeel is dat ze niet allemaal een individueel onderzoek hoeven uit te voeren en ze kunnen 'meeliften' op het organisatiebrede onderzoek zonder dat zij de individuele diepgang in vragen hoeven op te geven. Elke stafafdeling krijgt een eigen rapportage, waar het team concreet mee aan de slag kan gaan.

Van gedachten wisselen?

Wilt u met ons van gedachten wisselen over dit onderwerp of wilt u meer informatie hierover hebben? Neem contact met ons op via 020 – 30 50 102 of voorlichting@effectory.nl. Wij staan u met plezier te woord!