Rolduidelijkheid: een quick win voor uw organisatie!

Veel organisaties zijn op dit moment noodgedwongen in beweging. Functies worden wegbezuinigd, taken herverdeeld. Het creëren van rolduidelijkheid en wegnemen van rolonduidelijkheid is daarom belangrijker dan ooit om goed te presteren. Wat is dit precies en hoe kunt u hier aandacht aan besteden?

Niets is zo belangrijk voor een medewerker als weten wat er van hem of haar verwacht wordt. Als dit niet het geval is, komen efficiëntie en kwaliteit in gevaar. "Iemand kan keihard aan het werk zijn, maar toch niet presteren als niet duidelijk is wat hij precies moet doen", vertelt Guido Heezen, directeur van Effectory." Dit levert frustraties op, zowel aan de kant van de medewerker als aan de kant van de leidinggevende. Zonde van de energie in een organisatie." Begrijpelijk: Uw medewerkers willen hun energie liever besteden aan de inhoud van hun taken, dan aan het uitzoeken wat hun taken precies zijn en hoe deze uitgevoerd moeten worden. En u denkt hier waarschijnlijk exact hetzelfde over.

Wanneer is het een issue?

Rolduidelijkheid speelt met name wanneer taken nieuw, uitgebreid, of overgenomen van collega's zijn, zoals dat op dit moment vaak aan de orde is. Opvallend is verder dat medewerkers die 1 of 2 jaar in dienst zijn bij een organisatie meer problemen hebben met rolduidelijkheid dan medewerkers die al langer werkzaam zijn. Als leidinggevende loont het daarom de moeite om juist bij deze groep aandacht te besteden aan de mate van rolduidelijkheid om zodoende rolonduidelijkheid weg te nemen.

Hoe verbetert u het?

Het prettige is dat rolduidelijkheid een quick win is: u kunt dit relatief gemakkelijk beïnvloeden en u ziet snel resultaat. U verbetert het in eerste instantie namelijk puur door het takenpakket van uw medewerkers nader toe te lichten. Vraag uw medewerkers in een werkoverleg naar hiaten en geef uitleg! Wanneer nodig schriftelijk zodat alles helder op papier staat. Dit levert op zichzelf al een betere, productievere werksfeer op. Als u gaat voor optimale rolduidelijkheid, is het belangrijk aandacht te besteden aan drie punten:

Doel: Wat wordt er van elke medewerker verwacht? Wat moet hij of zij precies doen? Proces: Hoe moet de medewerker dit doen? Op welke manier kunnen de doelen van uw organisatie bereikt worden? Prioriteit: Wanneer moet iets gedaan worden en in welke volgorde? Wat zijn de prioriteiten in het werk?

Terugkoppeling

Naast het duidelijk communiceren wat u van uw medewerkers verwacht, is het verstandig om meteen te communiceren of een medewerker voldoet aan deze verwachtingen. Ook dit schept rolduidelijkheid. Een medewerker kan namelijk wel het idee hebben dat hij op de goede weg zit, maar dit hoeft niet per definitie overeen te komen met wat u voor ogen heeft. Om deze reden is terugkoppeling van belang.