Rolduidelijkheid, hét antwoord op een hoge werkdruk

De zorgsector wordt de laatste jaren gekenmerkt door groei. Veel organisaties zien schaalvergroting als een soort panacee om de efficiency te verbeteren. Om de doelmatigheid van de organisatie werkelijk te vergroten, lijkt rolduidelijkheid echter een veel grotere impact te hebben. Rolduidelijkheid is een relatief nieuw begrip. In dit artikel worden de achtergronden kort voor u op een rijtje gezet.

Let op de kloof tussen top en werkvloer

Communicatie tussen topmanagement en medewerkers in de zorg is in toenemende mate een knelpunt geworden. Medewerkers ervaren een grote afstand tussen de top en de werkvloer. Directies hebben op hun beurt het idee dat hun visie niet voldoende doordringt in de organisatie. Dat blijkt uit het medewerkersonderzoek dat Effectory uitvoert voor ruim 180 grotere instellingen in de zorgsector. Zo'n 70.000 zorgverleners geven hierbij hun mening. Gevraagd naar een rapportcijfer van 1 tot en met 10, beoordelen zij de stelling 'De directie weet wat er op de werkvloer leeft' gemiddeld met een 4,5. De stelling 'De directie communiceert voldoende waar zij zich mee bezig houdt' scoort ook een dikke onvoldoende, wederom een 4,5. Arne Barends, directeur van Effectory: "Dit betekent dat nuttige informatie van de werkvloer nooit de top bereikt, en andersom. Juist in deze tijden, waarin veel instellingen voor drastische veranderingen staan, levert dit grote vertraging, onnodige kosten en veel frustraties op. Dit gaat ten koste van de beoogde efficiency."

Goed in contact staan

Een voorwaarde om de communicatie soepel te laten verlopen is dat leidinggevenden goed in contact staan met hun medewerkers. Het is de taak van de leidinggevende om duidelijkheid te creëren over het takenpakket van de medewerker. Uit medewerkersonderzoek van Effectory blijkt echter dat hier nog winst op valt te behalen. Maar liefst 22% van de medewerkers in de zorg is het niet eens met de stelling 'Mijn taken zijn duidelijk'. Het is dus cruciaal om alert te zijn op deze rolonduidelijkheid en te voorkomen dat het percentage toeneemt na procesmatige veranderingen.

Rolduidelijkheid

Rolduidelijkheid is in het gedrang wanneer grote organisationele veranderingen plaats vinden. Weet iedereen in de nieuwe situatie wat er van hem of haar verwacht wordt? Onduidelijkheid over de eigen taken en de verwachtingen van de leidinggevende is een belangrijke stressfactor op het werk. Het legt veel druk op het individu omdat deze continu energie besteedt aan het creëren van meer duidelijkheid. Uit onderzoek van Effectory blijkt dat duidelijkheid over de taken en de verwachtingen van het management de werkdruk aanzienlijk verminderd. Juist in zorginstellingen is duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden van waarde. De hoge werkdruk is een veel voorkomend en wederkerend probleem in de zorgsector. Maar liefst 35,5% van de medewerkers geeft aan de werkdruk als hoog te ervaren.

Trendlijnen NTI en Benchmark ziekenhuizen verband werkdruk rolduidelijkheidAfbeelding: Trendlijnen NTI en Benchmark ziekenhuizen verband werkdruk rolduidelijkheid (Bron: Effectory)

Constructieve feedback

Naast het duidelijk communiceren wat een organisatie van haar medewerkers verwacht, is het ook van belang om medewerkers te laten weten of deze voldoen aan de verwachtingen. Ook dit schept rolduidelijkheid. Een medewerker kan namelijk wel het idee hebben dat hij op de goede weg zit, maar dit hoeft niet per definitie overeen te komen met wat zijn leidinggevende voor ogen heeft. Om deze reden is terugkoppeling van belang in het scheppen van rolduidelijkheid. De direct leidinggevende dient feedback te geven aan zijn medewerkers; zowel positieve feedback als het aangeven van verbeterpunten.

Zorg voor inzicht binnen uw organisatie

Rolduidelijkheid is essentieel voor leidinggevenden om richting te kunnen geven aan hun medewerkers. Zodra medewerkers overzicht hebben over welke taken ze moeten uitvoeren, hoe ze dit moeten doen en wanneer de taken afgerond moeten zijn is de basis gecreëerd om daadwerkelijk kwalitatieve zorg te leveren. Met een eenvoudig onderzoek krijgt u precies te zien hoe het is gesteld met de rolduidelijkheid in alle afdelingen binnen uw instelling. Met eenvoudige ingrepen kunnen zo snel de prestaties aanzienlijk worden verbeterd en neemt bovendien de werkdruk voor uw medewerkers substantieel af.

Indien u meer informatie wilt over dit onderwerp of benieuwd bent naar de mogelijkheden voor uw instelling, dan kunt u contact opnemen met Effectory via 020-3050102. Daarnaast kunt u een email sturen naar voorlichting@effectory.nl.

Er zijn actuele en specifieke benchmarks beschikbaar voor ziekenhuizen, revalidatiecentra, GGZ- en VGZ- en V&V-instellingen.

Wij helpen u graag!