Toezichthouder, hoe bespreek je medewerkersonderzoeken met de bestuurder?

Steeds vaker komen de resultaten van medewerkersonderzoeken (of medewerkerstevredenheidsonderzoeken) ter tafel bij Raden van Commissarissen, een positieve ontwikkeling! Vaak verschaffen deze onderzoeken een verhelderend beeld van wat er werkelijk speelt binnen de organisatie. Naast de visie van de directeur en de financiële gegevens is het beeld vanuit de medewerker een belangrijke aanvulling voor een totaalbeeld. Ik merk dat de leden van de Raad van Commissarissen/Raad van Toezicht vaak nog wat moeten wennen aan deze vorm van informatie. Het doorgronden van de financiële stukken, nieuwbouwplannen en compliance-informatie is vertrouwd terrein. Een medewerkersonderzoek, dat is toch even andere koek. Wat kan je hier mee? En hoe ga je hier mee om? In deze blog bespreek ik een aantal praktische handvatten.

Toezichthouder, hoe bespreek je medewerkersonderzoeken met de bestuurder?

Prijs u gelukkig!

De bestuurder heeft het lef gehad om aan zijn mensen te vragen hoe ze het hebben binnen de organisatie en wat er beter kan. Dat is lovenswaardig. Het feit dat u het rapport ook heeft ontvangen, doet vermoeden dat de bestuurder er ook in alle openheid met u over wil praten.

Voor u, als toezichthouder, is het in elk geval een belangrijk signaal dat de directeur zich kwetsbaar durft op te stellen en open staat voor de meningen van anderen.

Stok om mee te slaan of middel om mee te motiveren?

Toezichthouders-MedewerkersonderzoekOngetwijfeld bevat het rapport de nodige cijfers. Natuurlijk bevatten die zowel goede als slechte scores. Bij veel organisaties is de eerste reactie om inhoudelijk te kijken naar de punten die beter kunnen en dan de directeur of managers ter verantwoording te roepen. Het is echter veel effectiever om het proces te bespreken: hoe gaat de organisatie de verandering aanpakken?

Als het goed is, zijn er bij de uitkomsten ook adviezen gegeven over een goede manier om de resultaten op ieder organisatieniveau te bespreken. Wanneer er een dialoog tot stand komt tussen managers en medewerkers, wordt het betreffende probleem opgelost én wordt er gezaaid voor empowerment, transparantie en sociale innovatie in de toekomst.

Tijd om kritisch te kijken

Het is belangrijk dat u richting de bestuurder vertrouwen geeft en de focus op de lange termijn onderschrijft. Wel is het zaak om even kritisch te kijken naar de resultaten. U bent immers niet voor niets toezichthouder. U bent er primair om de boel te controleren.

Het is zeer eenvoudig om resultaten mooier te laten lijken dan ze werkelijk zijn. Om te weten of een onderzoek gedegen is uitgevoerd zijn er een aantal zaken waar u naar kunt kijken. Ik zal de belangrijkste hier bespreken:

1. Wie hebben meegedaan?

Allereerst: de respons. Hoeveel mensen hebben deelgenomen? Bij een beetje knap medewerkersonderzoek ligt de respons zo rond de 70 procent (binnen de zorg en het onderwijs 60% en bij (die-hard) ambtenaren rond de 80%). Is de respons veel lager, dan is dat voor u een belangrijk signaal. Vier  mogelijke oorzaken: 

  • Medewerkers durven blijkbaar hun mening niet te geven;
  • Bij een voorgaand onderzoek hebben ze wel hun mening gegeven, maar toen zijn er koppen gerold, of er is juist niets met de resultaten gedaan;
  • De directie heeft het onderzoek alleen maar gedaan “ voor de bühne” of onder druk van OR, HR, zorgkantoren of Arbeidsinspectie. Verder is nagelaten om het belang van het onderzoek geloofwaardig te promoten.

Krijgt u een onderzoek voor uw neus met een respons onder de 50 procent, dan is het tijd voor serieuze vragen.

2. Welke vragen zijn gesteld?

Kijk goed welke vragen gesteld zijn. Let vooral op de vragen die juist niet zijn gesteld. Heeft de directie het aangedurfd om vragen over haar eigen functioneren op te nemen? En krijgt u inzicht in die scores, ongeacht of deze hoog of laag zijn? En over andere moeilijke onderwerpen, zoals werkdruk en integriteit? Vorm uw eigen oordeel.

3. Met wie worden de resultaten vergeleken?

Als het goed is, bevat het rapport ook extern vergelijkingsmateriaal. Voor u is dat nuttig, want u kunt dan zien hoe goed de organisatie het werkelijk doet. Een zesje is in veel MTO’s snel gescoord. Als u de benchmarks kent, begrijpt u pas of de organisatie daar de concurrentieslag, of de strijd om talent mee gaat winnen.

Meestal kiezen organisaties zelf welke benchmark ze inzetten. Het is dus zaak om te kijken of de gekozen benchmark een goed vergelijk biedt. Heeft de organisatie minimaal gekozen voor een een peer group die vergelijkbaar is met henzelf? Heeft de organisatie grote ambities? Dan hoort daar een stevige benchmark bij. Bijvoorbeeld met bestpresterende organisaties binnen of buiten de sector.

Als er geen benchmark in de resultaten is opgenomen, dan horen bij u de alarmbellen te gaan rinkelen. Wellicht goed om te weten dat u de actuele benchmarks voor zowel Nederland als een groot aantal specifieke sectoren kunt bekijken op www.tevredenheidsindex.nl. Trek niet al te snelle conclusies aan de hand van deze cijfers. De berekeningswijze van de verschillende bureaus lopen uiteen.

4. Zit er een logische regelmaat in het tijdstip van uitvoering?

De financiële stukken worden elk jaar opgemaakt per 31 december, ongeacht of het jaar winstgevend of verlieslatend was. Voor sommige bestuurders is eenzelfde regelmaat voor hun MTO minder vanzelfsprekend. Zij wachten liever totdat het sentiment binnen de organisatie wat gunstiger is. Als u het gevoel heeft dat dat ook bij uw organisatie aan de hand is, dan is het wellicht een idee om een vaste interval af te spreken. Belangrijker is echter om te kijken waarom de bestuurder zo bang is voor lagere scores.

5. Door wie is het onderzoek uitgevoerd?

Het laatste punt heeft eigenlijk natuurlijk niets met statistiek te maken. Het is wel van belang. Als organisatie laat je immers ook niet je financiën door iedereen controleren. In Nederland is een handjevol gerenommeerde bureaus actief, waarvan u eigenlijk zeker weet dat het onderzoek objectief wordt uitgevoerd. Bij de minder vooraanstaande bureaus loopt u sneller het risico van “wie betaalt, bepaalt”. Met andere woorden: als de bestuurder de opdrachtgever is, bepaalt hij dus. De beste remedie: zorg ervoor dat u als toezichthouder (mede) de opdracht verstrekt en dat de resultaten ook aan u worden gepresenteerd. Want welbeschouwd zijn de uitkomsten van het onderzoek een zeer belangrijke voorspeller van het toekomstige succes van de organisatie.

Tenslotte: ik hoor graag van u!

Heeft u als commissaris/toezichthouder te maken gehad met medewerkersonderzoeken in uw toezichthoudende rol? Of overweegt u juist om een onderzoek te initiëren? Neem gerust even contact met mij op. Ik ben benieuwd naar uw ervaring of reactie.