Transparantie en toegevoegde waarde tonen voor interne diensten essentieel

Voordat Nederland in een recessie terecht kwam, werden diensten die intern niet gemakkelijk konden worden ingevuld vaak uitbesteed. Vooral bij specialistische werkzaamheden, zoals webdesign of ingewikkelde juridische kwesties, leek dit eerder regel dan uitzondering. Grote organisaties besteedden zelfs hele afdelingen uit aan outsourcing partners. Waarom zou je je bezighouden met iets anders dan je core business, als activiteiten die ondersteunend zijn aan het uitvoeren van je kerntaken, het eigenlijke werk van een andere organisatie is? “Dezelfde kwaliteit evenaren is nagenoeg onmogelijk”, was de redenatie. Bovendien kost het veel tijd en geld om je eigen mensen net zo kundig te maken als gespecialiseerd personeel. Op dit moment is deze trend echter op z’n retour. Steeds meer organisaties kiezen ervoor om de diensten die voorheen geoutsourced werden, intern op te pakken. Organisaties worden zo noodgedwongen weer toegewezen op hun eigen interne capaciteit. Met alle gevolgen van dien...

Veel organisaties kampen momenteel met overcapaciteit

Buiten het feit dat er binnen organisaties momenteel minder geld beschikbaar is voor dergelijke investeringen, is er op veel afdelingen een overcapaciteit aan mensen. Veel outsourcing bureaus hebben hier dan ook last van. Voornamelijk de aanbieders van full-service diensten, die relatief duur zijn ten opzichte van concurrenten, verkeren momenteel in zwaar weer. Voor veel organisaties is deze luxe niet langer te veroorloven en dus kiezen CFO’s er steeds vaker voor om óf sober óf helemaal niet meer uit te besteden.

Kostenbesparingen

Dat het gevaar van uitbesteden in sommige situaties is geweken betekent niet dat de stafmanagers op hun lauweren kunnen rusten. Sterker nog, binnen organisaties is momenteel een sterke focus op het doorvoeren van kostenbesparingen. Dit leidt ertoe dat er nog kritischer gekeken wordt naar de toegevoegde waarde van de eigen interne diensten. Niet alleen wordt er gekeken naar de taken die een stafafdeling nu uitvoert, er wordt tevens gekeken naar de extra taken door deze afdeling kunnen worden opgepakt. “Als we de ondersteunende afdelingen zelf in huis hebben, zitten we er dicht op en kunnen we ze zo efficiënt mogelijk benutten”, is de logische gedachtegang van veel bestuurders. Meer werk dus, voor minder mensen. Bovendien worden de opbrengsten nauwlettend in de gaten gehouden.

Transparantie en toegevoegde waarde

Uit onderzoeken naar het presteren van interne diensten, die Effectory continu uitvoert binnen tal van organisaties in verschillende sectoren komt naar voren dat transparantie enorm belangrijk is. Transparantie is niet alleen een belangrijke beïnvloeder van tevredenheid, maar komt ook vrijwel altijd als grootste verbeterpunt uit de onderzoeken naar voren. Als interne dienst is het essentieel om zowel naar je interne klanten als naar de directie, duidelijk te maken wat jouw toegevoegde waarde voor de organisatie is. Voor interne klanten moet het duidelijk zijn waarvoor ze bij de interne dienst terecht kunnen en wat ze van hen mogen verwachten. Door te communiceren waar je als interne dienst mee bezig bent en waar de prioriteiten liggen, worden verwachtingen van interne klanten gemanaged. Op die manier kan de capaciteit van de interne diensten het meest efficiënt benut worden met werk dat ook echt toehoort aan de desbetreffende dienst. Bovendien krijgt de directie zo helder inzicht in de kosten die worden bespaard, doordat taken niet worden uitbesteed aan externe partijen.

Tot slot

De effectiviteit van uw interne organisatie is bepalend voor uw organisatiesucces! Hoe dragen de interne diensten bij aan de doelen van uw organisatie? Door regelmatig te polsen hoe uw medewerkers de dienstverlening van uw stafafdelingen ervaren, hoort u wat u goed doet en wat beter kan. Hierdoor kunnen stafafdelingen beter inspelen op wensen en verwachten en werkt u gericht aan betere prestaties. Graag leggen wij u uit hoe u dit zo efficiënt mogelijk kunt doen!