Verhoog de productiviteit van uw organisatie in 5 stappen

Meer doen met minder budget: dat is dé uitdaging waar veel organisaties nu voor staan. Wilt u ook de productiviteit van uw organisatie verhogen en kosten besparen? Ontdek in vijf stappen hoe u dit doet en wat de rol van de interne stafafdelingen hierbij is.

Stap 1: Richting geven en verwachtingen managen

Richting-managenHet is van groot belang dat alle afdelingen afzonderlijk weten wat er van ze verwacht wordt. Geef uw medewerkers richting. Welke kant gaat de organisatie op? Wat is de gezamenlijke strategie die we volgen? Hoe kan elk team daar een steentje aan bijdragen? Zonder richting wordt de efficiëntie, effectiviteit, productiviteit en klantgerichtheid van de hele organisatie negatief beïnvloed. Voor stafafdelingen is het verder belangrijk dat hun afdeling zichtbaar is. Voor interne klanten moet het duidelijk zijn waarvoor ze bij de stafafdeling terecht kunnen en wat ze van hen mogen verwachten. Door te communiceren waar een stafafdeling mee bezig is en waar de prioriteiten liggen, worden verwachtingen van interne klanten gemanaged.

Interne samenwerking belangrijke sleutel voor verbeteren van organisatie

Stap 2: Optimaliseer de interne samenwerking

Hoe dragen de diverse afdelingen bij aan de doelen van uw organisatie? Hoe verloopt de communicatie en samenwerking tussen de afdelingen? Het contact tussen afdelingen of organisatieonderdelen kan vaak worden verbeterd. Verwachtingen tussen afdelingen kunnen onduidelijk zijn, waardoor de samenwerking niet optimaal is. Afdelingen kunnen elkaar bezig houden, zonder dat het doel van de organisatie wordt gediend. Ook kan er frictie zijn tussen afdelingen of organisatieonderdelen. Dit resulteert in alle gevallen in een verlies van efficiëntie, effectiviteit, productiviteit en klantgerichtheid van de hele organisatie. Het is van groot belang dat alle afdelingen elkaar de bal toespelen, in plaats van dat ze elkaar tegenwerken. Zo ontstaat er een eenheid die de basis vormt voor organisatiesucces.

Stap 3: Optimaal faciliteren van de primaire organisatie

Om de productiviteit van uw organisatie te verhogen, is het cruciaal dat de medewerkers van de primaire organisatie optimaal gefaciliteerd worden door de stafafdelingen. Alleen dan zijn uw medewerkers daadwerkelijk in staat om effectiever, efficiënter en klantgerichter te werken. Stafafdelingen zorgen ervoor dat de primaire organisatie haar werkzaamheden daadwerkelijk beter kan uitvoeren. Zo faciliteert de ICT afdeling bijvoorbeeld technische systemen en bieden zij hulp bij ICT problemen, waardoor medewerkers in staat worden gesteld hun werkzaamheden te verrichten. Is het goed functioneren van de primaire organisatie op dit moment het doel van alle stafafdelingen?

Stap 4: Een klantgerichte interne organisatie

"Pas als de interne organisatie op orde is, kan de hele organisatie écht klantgericht zijn"

Luisteren naar elkaar, onderlinge loyaliteit en het nakomen van afspraken hebben een positieve invloed op de productiviteit van uw personeel. Onderzoek onder MKB-bedrijven toont aan dat een verbetering van de onderlinge communicatie tot een productiviteitstijging van 30% kan leiden, als medewerkers en afdelingen onderling op dezelfde wijze met elkaar omgaan als ze doen met hun klanten en leveranciers. Ofwel respectvol, loyaal, vriendelijk, zelfkritisch en afspraken nakomend. Waarbij uiteraard voldoende ruimte is voor persoonlijk contact en een grapje op zijn tijd, want dit maakt wederzijdse tekortkomingen bespreekbaar1. Een sterke en professionele interne organisatie zorgt ervoor dat uw medewerkers met plezier werken en dat uw klanten goed bediend worden. Pas als de interne organisatie op orde is, kan de hele organisatie écht klantgericht zijn.

Stap 5: Centrale stuurinformatie en stuurinformatie per stafafdeling

Directies en hoger management zijn in toenemende mate op zoek naar analyse-instrumenten om op strategisch en afdelingsniveau prioriteiten te stellen. Met een intern klantenonderzoek achterhaalt u gerichte stuurinformatie voor zowel het bestuur als voor de afzonderlijke stafafdelingen. U ontvangt strategisch advies en concrete handvatten, zowel voor centrale als decentrale aansturing. U krijgt helder inzicht in de afzonderlijke bijdrage van stafafdelingen. U ziet precies waar de primaire organisatie beter ondersteund kan worden, welke stafafdelingen optimaal functioneren en waar verbeteringen realiseerbaar zijn.

Kwaliteit van stafafdelingen

Tot slot

De effectiviteit van uw interne organisatie is bepalend voor uw organisatiesucces! Zet uw interne organisatie daarom op scherp door de samenwerking tussen afdelingen in kaart te brengen. U verhoogt de kwaliteit van uw organisatie en werkt aan een efficiënte en productieve organisatie. Het intern klantenonderzoek is een instrument waarmee u uw interne dienstverlening in zijn totaliteit inzichtelijk maakt. U ziet op welke wijze de interne diensten bijdragen aan de doelen van uw organisatie. Met de uitkomsten van gedegen intern klantenonderzoek optimaliseert u de balans tussen uw primaire en interne organisatie. U krijgt concrete handvatten om zowel effectiviteit, efficiëntie, productiviteit als interne klantgerichtheid te verbeteren!