Vijf redenen voor rolonduidelijkheid

Het leidt vaak tot onnodige stress als medewerkers geen zekerheid hebben over wat ze moeten leveren of niet helder hebben wat er van hen verwacht wordt. Mijn eerste vraag op het moment dat er bij een enquête onder medewerkers duidelijk hoge werkdruk naar voren komt is daarom ook altijd: Is het duidelijk voor je medewerkers wat er van hen verwacht wordt? Deze blog gaat over de oorzaken van onduidelijkheid en wat hieraan gedaan kan worden.

Vijf redenen voor rolonduidelijkheid

Medewerkers in een organisatie zijn vaak onzeker over wat de verantwoordelijkheden zijn of erger nog, zijn ze er zich daar helemaal niet van bewust wat er verwacht wordt. Ze hebben een keer een functie omschrijving ontvangen en toch blijft het moeilijk om de verschillende taken te prioriseren. Soms speelt het ook mee dat de organisatie de richting steeds aanpast, wat weer voor verwarring onder de medewerkers zorgt. De onzekerheid onder hen neemt toe als het niet duidelijk is waar ze verantwoording voor moeten afleggen. Ze willen het werk goed doen, maar weten niet hoe, raken gedemotiveerd en overspannen. Op de lange termijn kan dit desastreuse gevolgen hebben voor medewerker en organisatie.

Gooi je medewerkers niet in het diepe

Als we met een team van Effectory voor een tweede keer bij een bedrijf langskomen voor een onderzoek, zien we vaak dat medewerkers minder werkdruk ervaren terwijl de hoeveelheid werk niet afgenomen is. Het probleem blijkt niet de hoeveelheid werk te zijn, maar de rolonduidelijkheid. Een eerste onderzoek heeft er al voor gezorgd dat dit duidelijk is geworden. De organisatie is al bewust dat de rol definitie en de verantwoordelijkheden duidelijker moet zijn voor de medewerkers. Vervolgens kan hier actie op ondernomen worden en de rolomschrijving aangepast of verduidelijkt worden.

Hoe ontstaat onduidelijkheid over de rollen op de werkvloer? We hebben hieronder de vijf meest voorkomende oorzaken op een rijtje gezet:

1. Grillig beleid
De kaptein van een container schip moet een duidelijke uitgezette koers varen, terwijl als je een speedboat bestuurt het geen probleem is om scherpe bochten te maken. Dit geldt ook voor grotere organisaties waar een verandering in het topmanagement het beleid op korte termijn kan doen veranderen. Waar aanpassingen in het beleid snel door nieuwe mensen doorgevoerd worden zal de koers blijven veranderen, aangezien er altijd wisselingen in de top van het bedrijf zijn.

Het ene moment is bijvoorbeeld de focus om kosten te drukken, vervolgens ligt deze weer op een  belangrijke product-update en later worden alle middelen ingezet om nieuwe customer groups te vinden. Deze grillen in het bepalen van de koers kan zwaar op de organisatie en haar medewerkers drukken. 

Afhankelijk van de grootte van het schip moet er verder vooruit gekeken worden om de koers op het open water te bepalen. Zo zal je bij een grotere organisatie ook het beleid verder in de toekomst moeten plannen richting een stip op de horizon om je lading goed af te kunnen leveren. Op het moment dat je op elke afzonderlijke impuls reageert zal je snelheid afnemen en je matrozen verward raken. Een agile aanpak is goed, maar heeft zijn grenzen.

Whitepaper: Verbeter je employee experience in 3 stappen

De employee experience is de nieuwste trend op HR gebied. In dit whitepaper vertellen we je er graag meer over.

Downloaden

2. Tegenstrijdige signalen
Een veelvoorkomende oorzaak voor het teruglopen van de productiviteit en effectiviteit van teams is het afgeven van tegenstrijdige signalen. Hierdoor kunnen hele teams verlamd raken. Onduidelijkheid over de gecommuniceerde boodschap vormt hier de basis van het probleem. Op het moment dat een opdracht niet helder is en op meerdere manieren geïnterpreteerd kan worden, zorgt dit voor verwarring. Hierbij speelt vaak mee dat de prioriteiten niet duidelijk zijn voor de medewerker.

Neem bijvoorbeeld een veiligheids-inspecteur die verwacht dat de tegels in een zwembad van een materiaal moeten zijn, zodat mensen niet uitglijden en zich verwonden. Tegelijkertijd stelt hij dat de tegels moeten voldoen aan de richtlijnen voor hygiëne, vanwege de volksgezondheid. Ongeacht de tegels die je kiest, het zal nooit helemaal in lijn kunnen zijn met beide voorwaarden... en dus zal je aanpak altijd falen. Je kunt ook denken aan een consultant die gevraagd wordt om prioriteit te geven aan het leveren van de beste dienst mogelijk. Tegelijkertijd vertel je hem dat er meer inkomen gegenereerd moet worden. Wat is nu zijn/haar opdracht?

3. Onervarenheid van medewerkers
Nieuwe medewerkers hebben vaak tijd nodig om te leren navigeren in het comlexe krachtenveld van een grote organisatie. Daarbij is er ervaring nodig om als medewerker een goede balans te vinden tussen wensen van de klant, eigen behoeftes en de belangen van de organisatie. Onduidelijkheid hierover kan iemand verlammen. Werkervaring van medewerkers die hier al langer mee hebben leren omgaan, stelt ze in staat om alles in balans te houden en verwachtingen waar te maken.

Onduidelijkheid over de verwachtingen en rol kan makkelijk onstaan bij minder ervaren medewerkers. Ervaren medewerkers zijn vaak in staat om zowel de klant als de toplaag van het management tevreden te houden. In het geval van de persoon die de verantwoording draagt over de keuze van de tegels in een zwembad, zij zal er zo snel mogelijk achter proberen te komen hoe glad de tegels kunnen zijn om aan beide voorwaarden te kunnen voldoen. Een ervaren medewerker kan, zoals dit voorbeeld laat zien, beter omgaan met tegenstrijdige signalen.

De sleutel ligt in het organiseren van een setting waarin ervaren medewerkers know-how kunnen delen met nieuwe medewerkers. Dit kan bijvoorbeeld door vrijdagmiddagsessies te organiseren waarin nieuwe medewerkers vrijuit kunnen spreken over problemen en collega’s om hulp kunnnen vragen. Zo’n sessie kan ook in een meer anonieme setting, bijvoorbeeld door een probleemstelling op te schrijven en deze in een hoed te doen. Vervolgens kunnen collega’s in groepjes hiernaar kijken en oplossingen aandragen. Als dit soort sessies vervolgens een patroon laten zien in de problemen en behoeften van medewerkers, kunnen er programma’s ontwikkeld worden om hiermee aan de gang te gaan. Veelvoorkomend is om met trainingsacteurs te werken die uitdagende situaties ensceneren met moeilijke klanten, waar de medewerkers tijdens de sessie steeds meer duidelijkheid krijgt over de grenzen van zijn rol. Het werk en de organisatie zal daarna nog steeds complex zijn, maar de medewerkers zijn beter in staat om met deze complexiteit om te gaan.

Medewerkersonderzoek

Richt flexibel je eigen onderzoek in. Jij kiest de inhoud, doelgroep en timing!

bekijk nu

4. Incompetent management
Een manager moet een stabiele werkomgeving kunnen creëren voor zijn medewerkers. Echter, om dit te kunnen doen moet een manager zelf stabiel zijn. Het feit dat iemand uitblinkt in zijn werk, maakt hem niet automatisch een goede manager. Promotie is daarom minder voor de hand liggend dan vaak aangenomen wordt.

Als een manager niet kan zorgen voor duidelijkheid en een stabiele werkomgeving, zal dit leiden tot onzekerheid en nervositeit in zijn team. Onvoorspelbaarheid in het gedrag van een manager kan een nog grotere impact hebben en daarom is het belangrijk om de managers in je organisatie genoeg tijd aan persoonlijke ontwikkeling te laten besteden.

5. Gebrek aan feedback
Doorgaans is de tijd tussen het maken van een mogelijke fout en een moment van terugkoppeling te lang. Hierdoor heeft het weinig impact en weten medewerkers niet of wat ze doen goed of fout is. Halfjaarlijkse performance reviews zijn niet altijd de beste manier om feedback te bespreken. Medewerkers waarderen het als er gelijk feedback gegeven wordt in plaats van pas na zes maanden, dus een meer motiverend alternatief is om een werkomgeving te creëren waarin het geven van feedback op de korte termijn aangemoedigd wordt.

Het belang van een medewerkersonderzoek

Er zijn gelukkig veel manieren om rol onduidelijkheid in je organisatie aan te pakken. Het is erg belangrijk om regelmatig in te checken (in gesprek te gaan) met je team over hoe de werkdruk word ervaren, het duidelijk is wat er verwacht wordt en hoe de situatie verbeterd kan worden.

Een medewerkersonderzoek door Effectory kan helpen om risico’s optijd in kaart te brengen. Het onderzoek zal je laten zien waar het beter kan en wat er belangrijk is, zowel op een individuele basis, team of organisationele niveau. Op deze manier ben je altijd een stap voor!

Medewerkersonderzoek op de planning? 7 tips om over na te denken

Staat er een medewerkersonderzoek bij je op de planning of ga je binnenkort op een andere manier aan de slag met feedback van je medewerkers?

Downloaden