Wat compliance met bevlogenheid doet

Het gevoel van autonomie is belangrijk voor de motivatie en bevlogenheid van medewerkers. Organisaties willen -onder andere door de crisis- zoveel mogelijk risico’s uitsluiten. Dit zorgt binnen veel organisaties voor een spanningsveld tussen compliance en meer autonomie voor de medewerker. Hoe gaat uw organisatie om met dit spanningsveld? In deze blog zal ik een aantal zaken noemen waarvan wij zien dat ze werken. Eén ding wordt uit onze medewerkersonderzoeken in ieder geval duidelijk: De juiste mix tussen vrijheid en verantwoordelijkheid is één van de belangrijke bepalers voor optimaal functionerende medewerkers.

Compliance

We hebben te maken met een crisis, met toenemende wet- en regelgeving en met toenemende transparantie, onder meer door social media. Het wordt dus belangrijker voor een organisatie om te voldoen, oftewel compliance.

Rapport: Het verborgen potentieel van werkend Nederland

In maart verschijnt het rapport "Het verborgen potentieel van werkend Nederland". In dit rapport hebben wij de grootste HR-benchmark van Nederland tegen het licht gehouden en de bevindingen samengebundeld. Het rapport geeft een scherp inzicht in hoe het met goed werkgeverschap en goed werknemerschap binnen de organisaties in Nederland is gesteld.
» Download uw exemplaar

Een foutje is immers zo gemaakt. Een verkeerd beleggingsadvies door een bank, een bromvlieg in een operatiekamer, een verkoper die een inkoper iets gratis toestopt, een medewerker die met een gasbrander een bevroren leiding ontdooit of een ontmoeting van twee concurrenten waarbij over prijzen wordt gesproken.

De tegenstrijdigheid

Organisaties moeten daarom ontzettend waakzaam zijn. Ze worden aan de schandpaal genageld of fors beboet als er iets mis gaat. Het kan de complete ondergang van een bedrijf betekenen. Ze moeten dus zorgen dat er nergens fouten gemaakt kunnen worden. Dat er geen schandalen kunnen ontstaan. Dat ze niet op de vingers getikt kunnen worden door toezichthoudende organen.

De worsteling

Veel organisaties zien we hier ontzettend mee worstelen. Ze weten dat medewerkers niet van betutteling houden. Dat medewerkers juist meer gemotiveerd en bevlogen raken wanneer ze een bepaalde mate van autonomie ervaren. Ze weten ook dat ze grote schade kunnen oplopen wanneer er in de operatie ergens iets mis gaat. En elke organisatie zien we hier verschillend mee om gaan. Met wisselende impact op de bevlogenheid van hun mensen.

Het zwaarst getroffen: de banken en de zorg

De zorg had altijd al wel de nodige procedures en protocollen. Enerzijds om te voorkomen dat er iets mis gaat en anderzijds om zich te kunnen verantwoorden wanneer dit onverhoopt toch het geval is. Medewerkers in de zorg ervaren dit al jaren als ontzettend belemmerend. Ze willen graag hun vak uitoefenen en niet bezig zijn met protocollen, verantwoording en registratie.

Zorginstellingen die hier op een meer moderne manier mee omgaan, zien we enorm hoge ogen gooien. Zij staan zelfs op het podium van Beste Werkgevers. De organisaties werken met moderne technieken of houden hun medewerkers in de luwte, zodat zij gewoon hun vak kunnen uitoefenen terwijl anderen zich om de regelgeving bekommeren.

De uitdaging voor banken

Banken hebben hier recenter mee te maken gekregen. Niet geheel ten onrechte, gezien wat er allemaal mis is gegaan. Alleen is de vraag of binnen de financiële sector nu op een veel betere manier met compliance wordt omgegaan. Medewerkers in de frontlinie moeten hun dossiers op orde maken, kunnen aantonen dat ze hun klanten kennen en voldoen aan de zorgplicht. Terwijl ze door de toegenomen administratieve last geen tijd hebben om hun klanten werkelijk te leren kennen. En parallel gaat in sommige andere geledingen van de bank, vaak juist daar waar het grote geld omgaat, het feest gewoon door. Voor veel medewerkers in de financiële sector werkt compliance daarom erg demotiverend. Medewerkers verlaten de organisatie echter niet, want de verdiensten zijn nog wel in orde en de banen liggen niet voor het oprapen. Het komt de sfeer en motivatie van medewerkers niet ten goede.

Enkele winnaars

De winnaars van het compliance-gebeuren zijn de risk managers. De medewerkers die er lol in hebben om te controleren en toe te zien. We zien in deze tijd dan ook dat er grote behoefte is om deze groep medewerkers aan te trekken. Ze zijn alleen niet in grote mate beschikbaar.

Wat te doen voor het behoud van bevlogenheid?

Bij de organisaties waar we voor werken zien we een aantal zaken die helpen om bevlogenheid te behouden. Ze kunnen helpen bij het omgaan met het spanningsveld tussen autonomie voor medewerkers en compliance.

1. Breng de risico’s in kaart

Het is belangrijk is om hoe dan ook de risico’s van uw bedrijfsvoering goed in kaart te hebben. Om medewerkers bewust te maken hoe ze het beste met deze risico’s kunnen omgaan. En om hen duidelijk te maken wat wel kan en wat absoluut niet kan.

Met de beste intentie kan een medewerker namelijk denken goed te doen voor het bedrijf, terwijl hij de organisatie ondertussen een doodsteek toebrengt. Denk aan een verkoper die aan een inkoper van een charitatieve instelling een product cadeau geeft, omdat hij de deal voor zijn bedrijf wil binnenhalen. Of iemand die aan een klant zijn eigen password verstrekt omdat hij hem snel wil helpen.

2. Bespreek de risico’s

Voorlichting, het gebruik van voorbeelden, oefeningen en rollenspellen zijn hierbij dus belangrijk. Ook kan het heel handig zijn om medewerkers in te zetten om te inventariseren welke gevaren er allemaal kunnen zijn. Het maakt ze bewuster van waar ze mee bezig zijn. Waarschijnlijk komen ze zelf met goede maatregelen om de grootste gevaren te voorzien of uit te sluiten.

3. Directie, vecht tegen betutteling

Strijdt als directie tegen overdreven regelgeving, vooral daar waar de overheid of toezichthoudende organen te strenge of zelfs betuttelende eisen oplegt. Laat medewerkers ook zien dat er gestreden wordt. Leg uit dat het voor nu even niet anders kan dan hieraan te voldoen. Wanneer medewerkers weten dat strenge regels niet zozeer zijn opgelegd door hun eigen organisatie, verliezen zij minder snel hun bevlogenheid in het werk en betrokkenheid bij de organisatie.

4. Zorg dat medewerkers onzinnige regeltjes kunnen aankaarten

Maak het mogelijk dat medewerkers onzinnige regels kunnen melden en ga hier serieus mee om. Bijvoorbeeld om vanuit de directie aan te geven dat hier binnen 24 uur een goede reactie op wordt gegeven. In de vorm van het weghalen van dit onzinnige regeltje of in de vorm van uitleg waarom dit regeltje er wel moet zijn. Het nadeel van regels, richtlijnen, procedures en protocollen is namelijk dat er wel makkelijk meer bijkomt, maar tegelijk niet goed wordt opgeruimd.
 
Op deze manier kan de bevlogenheid van medewerkers grotendeels worden behouden, terwijl er zo min mogelijk risico’s voor de organisatie ontstaan.

Ik ben benieuwd naar uw ervaringen. Hoe gaat uw organisatie om met het spanningsveld tussen meer autonomie voor medewerkers en compliance? Wat zijn volgens u voorbeeldorganisaties op dit thema? Ik zie uit naar uw reactie.