Wat is onboarding?

Onboarding is de eerste echte "live" ervaring van een nieuwe medewerker in je organisatie. En dat gaat verder dan gezellig kennismaken en uitleggen hoe alles werkt. Wat houdt onboarding precies in, waarom is professionele onboarding zo belangrijk en wat levert het op?

Wat is onboarding?
Onboarding bestaat uit alle activiteiten die ertoe leiden dat medewerkers vertrouwd raken met hun functie en de organisatiecultuur

Wat is onboarding?

Onboarding bestaat uit alle activiteiten die ertoe leiden dat medewerkers vertrouwd raken met hun functie en de organisatiecultuur. Ook zorgt effectieve onboarding ervoor dat medewerkers een eigen netwerk opbouwen binnen de organisatie en organisatiedoelen kunnen vertalen naar persoonlijke doelen.

Daarnaast kan onboarding een sterk motiverend effect hebben, doordat medewerkers na afloop trots zijn op hun keuze voor deze baan en deze organisatie. Goede onboarding is liefst een wederzijds proces, waarbinnen medewerkers en werkgevers in dialoog hun verwachtingen op elkaar afstemmen.

Vijf hoofddoelen van het onboarding programma

Onboarding kent vijf hoofddoelen:

  • medewerkers motiveren en ondersteunen om snel zelfstandig te presteren
  • het op elkaar afstemmen van de wederzijdse verwachtingen
  • duidelijk maken hoe medewerkers kunnen bijdragen aan de organisatiedoelen
  • medewerkers helpen bij het opbouwen van een band met collega’s en de organisatie
  • van binnenuit innoveren op basis van de feedback van nieuwkomers

Gratis whitepaper: Talent aantrekken en behouden - 5 tips

Hoe zorg je voor een positief onboarding proces en het aantrekken en behouden van talent? Vijf praktische tips.

Downloaden

Om onboarding echt tot een succes te maken, is het volgende belangrijk:

1. Onboarding gaat verder dan de inhoud

“Sommige organisaties zien onboarding als een soort uitgebreide introductie”, zegt onboarding-expert Ardiënne Verhoeven van Workwonders. “Hun focus is vooral inhoudelijk. Tijdens de onboarding doorlopen nieuwe medewerkers echter ook een socialisatieproces. Daarin maken ze kennis met de organisatiecultuur en bouwen een eigen netwerk op binnen de organisatie. Zo ontstaat als het goed is langzaam meer betrokkenheid bij de organisatie.” Als medewerkers echt enthousiast raken over hun nieuwe werkomgeving, geeft dat hun motivatie een blijvende boost. “Met een goede onboarding verhoog je de betrokkenheid en breng je het verloop omlaag.”

De 3 belangrijkste aspecten van een succesvol onboarding programma

2. Onboarding duurt meestal langer dan twee weken

Meestal duurt onboarding langer dan twee weken. Verhoeven: “Vaak wordt gesproken over een onboarding-periode van negentig dagen, maar in werkelijkheid verschilt de duur per functie en organisatie. Zo heeft een vakkenvuller waarschijnlijk aan één of twee avonden genoeg, maar een vulploegleider niet. En om een CEO echt vertrouwd te maken met alle aspecten van de organisatie, is minimaal een half jaar nodig.”

3. Onboarding start al voor de eerste werkdag

Daarnaast kan onboarding al starten voor de eerste werkdag. “Juist in de periode voordat medewerkers aan hun nieuwe functie beginnen, staan ze bijzonder open voor alles wat met hun nieuwe baan en organisatie te maken heeft. Het is echt een gemiste kans om deze periode niet te benutten voor ‘preboarding’. Dat kan bijvoorbeeld door regelmatig even contact op te nemen, medewerkers alvast toegang te geven tot introductiemateriaal op het intranet en hun uit te nodigen voor team- of organisatiebijeenkomsten.”

4. Nieuwe medewerkers hebben snel autonomie nodig

Om snel zelfstandig hun werk te kunnen doen, hebben medewerkers de juiste middelen nodig en voldoende ruimte om zelf beslissingen te nemen. Verhoeven: “Eén van de voorwaarden om gemotiveerd te kunnen raken voor je werk, is autonomie. Dat betekent automatisch dat leidinggevenden nieuwe teamleden al tijdens de onboarding voldoende verantwoordelijkheid moeten geven. “Als een leidinggevende er continu bovenop zit, dan kan een medewerker niet autonoom zijn. Daarvoor moet de persoon zelf beslissingen kunnen nemen en die ook uitvoeren zoals die persoon dat graag wil. Dat zorgt niet alleen voor betere prestaties, maar ook voor meer betrokkenheid en motivatie. Zo krijgt de medewerker namelijk snel het gevoel de eigen competenties goed in te kunnen zetten en echt iets bij te dragen.”

HR analytics: autonomie en bevlogenheid

5. Onboarding is een kans de organisatie te vernieuwen

Onboarding is een kans voor werkgevers om te leren van de meegebrachte ervaring van de nieuwe medewerker en zo van binnenuit te innoveren. Daarom is het belangrijk een sfeer te creëren waarin deze sociale innovatie ook echt mogelijk is. Verhoeven: “Dat maakt het belangrijk om niet te zeggen ‘zo doe je dat’, maar door al na een paar weken te vragen: ‘wat zou jij veranderen, op basis van jouw professionele achtergrond?’ Zo kun je iemand snel de ervaring geven dat hij of zij op eigen benen staat. Bovendien krijgt de organisatie zo beter de kans om echt te profiteren van de kennis en kunde van de nieuwe medewerker.”

Verhoeven geeft een voorbeeld: “Stel dat een nieuwe verkoper na een paar weken concludeert dat de gesprekken met klanten minder goed worden voorbereid dan hij vroeger gewend was. Dan kan de hele organisatie mogelijk iets leren van de aanpak van deze persoon. Om die reden moet je niet na vier maanden zeggen: nu gaan we jou eens even feedback geven. Je moet er juist voor zorgen dat iemand dagelijks vragen kan stellen en suggesties voor verandering kan doen.”

6. Nieuwe medewerkers willen iets bijdragen

Als nieuwe medewerkers de kans krijgen al tijdens de onboarding te laten zien wat ze kunnen bijdragen, dan kan dat sterk motiverend werken.

Verhoeven: “Nieuwe medewerkers willen graag hun competenties laten zien en laten zien wat ze toe kunnen voegen. Dat geldt al helemaal als iemand in een leidinggevende positie terecht gaat komen of in een senior positie. Regelmatig vinden ze echter weinig gehoor. Vaak is de boodschap alleen: zo doen we dit hier. Daar kunnen professionals echt tegenaan lopen. En dat is jammer.”

Whitepaper: Verbeter je employee experience in 3 stappen

De employee experience is de nieuwste trend op HR gebied. In dit whitepaper vertellen we je er graag meer over.

Download

7. Onboarding draait om het managen van de wederzijdse verwachtingen

Effectieve onboarding bestaat uit het voeren van een continue dialoog

Effectieve onboarding bestaat uit het voeren van een continue dialoog. Verhoeven: “Daarin stemmen beide partijen hun verwachtingen op elkaar af over de inhoud van de baan, de processen binnen de organisatie en de cultuur. Samen bekijken ze hoe de nieuwe medewerker maximaal kan bijdragen en hoe de organisatie hem of haar daarbij kan ondersteunen. Al met al gaat het om het vinden van een goede manier van samenwerken, binnen het team en de organisatie.”

Controleer daarom regelmatig of de verwachtingen nog op elkaar aansluiten. Verhoeven: “Vraag: ‘hoe vind je dat het gaat? Voldoen de baan en de organisatie aan je verwachtingen? Maken we waar wat we beloofd hebben? En zo nee, wat kunnen we daar dan aan doen?’”

8. Nieuwe medewerkers hebben behoefte aan een vaste aanspreekpersoon

Stel een vaste onboarding-contactpersoon aan voor elke nieuwe medewerker. Verhoeven: “Binnen zelfsturende teams kan dat bijvoorbeeld een collega zijn, maar ook de leidinggevende kan een nieuwe medewerker wegwijs maken. Het hangt af van de organisatiecultuur, de functie en de persoon. Een junior medewerker vindt het waarschijnlijk prima om door een oudere collega begeleid te worden. Maar als iemand wat meer ervaring heeft en de organisatie is heel hiërarchisch, dan kan het beter zijn als de leidinggevende dat zelf doet.” Aan deze persoonlijke aandacht moet geen einde komen na de eerste twee weken. “Je moet er zo lang mee doorgaan als nodig is.”

9. Eerlijk duurt het langst

Om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zo lang mogelijk blijven, is het belangrijk om vanaf het allereerste begin eerlijk te zijn over de organisatiecultuur. Verhoeven: “Een groot deel van hoe een organisatie werkt, de cultuur en teamdynamiek, blijft in eerste instantie vaak onzichtbaar. Daarom is het belangrijk om het daar expliciet over te hebben, in een zo vroeg mogelijk stadium. Dat kan het beste tijdens de werving, voordat iemand ja zegt.”

Werk aan een gezonde teamdynamiek met Teamie

Daarbij gaat het niet alleen om de mooie kanten van de organisatiecultuur. “Als het volstrekt normaal is dat medewerkers regelmatig overuren maken, of als het niet geaccepteerd wordt dat medewerkers hun eigen bedrijfje naast hun baan runnen, dan moet je dat ook duidelijk maken.”

Wanneer organisaties dit verzuimen, ontstaan misverstanden die vroeger of later tot problemen leiden. “Als je als organisatie bijvoorbeeld zegt dat openheid belangrijk is, maar een nieuwe medewerker krijgt vreemde reacties na het geven van feedback, dan zorgt dat voor teleurstelling.”

Hetzelfde geldt voor organisaties met een heel directe cultuur. “Dat is belangrijk om te weten voor medewerkers, want niet iedereen kan daarmee omgaan. Bedrijven zijn vaak huiverig om dit soort informatie te delen. Ze zijn bang dat iemand nee zegt. Maar door die opstelling verhogen ze het risico dat medewerkers snel hun boeltje pakken, omdat hun aanvankelijke enthousiasme niet is gebaseerd op de realiteit.”

10. Ook bij een interne carrièrestap is onboarding nodig

Onboarding is niet alleen belangrijk voor medewerkers die van buiten de organisatie komen, maar ook voor personen die van functie wisselen binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe baan bij een andere afdeling, divisie of werkmaatschappij. Ook een grote verandering van de functie, of het erbij krijgen van managementtaken kan een grote impact hebben. “Medewerkers in al deze situaties kunnen zich net zo nieuwkomer voelen als iemand die net van buiten de organisatie komt.”

11. Wacht niet drie maanden met evalueren

Mocht een medewerker tijdens de onboarding gaan twijfelen over zijn of haar nieuwe baan, dan wil je dat als organisatie zo snel mogelijk weten. “Als iemand niet goed op zijn plaats is, niet lekker in zijn vel zit, of niet weet wat er belangrijk is, dan wil je dat wel graag heel snel weten. Daarop wil je niet drie maanden wachten.” Maak een nieuwkomer daarom duidelijk wat hij of zij kan doen bij twijfels over de baan en de organisatie. Bij wie kan hij of zij dan in vertrouwen terecht? Ook onboarding onderzoek kan helpen om vroegtijdige offboarding te voorkomen.

Meer informatie over het Instroomonderzoek van Effectory

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Ardiënne Verhoeven

Ardiënne Verhoeven richtte in 2000 Workwonders op, een adviesbureau dat is gespecialiseerd in onboarding en recruitment. Ze schreef twee boeken over Onboarding, waaronder Onboarding: het managen van verwachtingen. Ardiënne Verhoeven studeerde rechten en bedrijfskunde aan de Universiteit van Groningen (RUG). Daarna werkte ze acht jaar als personeelsmanager bij KPN en Unilever, waar ze onder meer ervaring opdeed in werving, selectie, coaching en ontwikkeling van managementtalent.

Checklist: 5 tips voor de reboarding van medewerkers

Werken jouw medewerkers nog steeds thuis of alweer op kantoor? Of een combinatie van beide? Graag delen we praktische tips voor de reboarding van medewerkers.

Download