Het ministerie van Financiën mikt op impact

In 2011 scoorde het ministerie van Financiën beter dan alle andere ministeries in het medewerkersonderzoek van InternetSpiegel. Volgens waarnemend directeur bedrijfsvoering en hoofd P&O Jacqueline Willemars, was dit mede te verklaren door het sterke ‘wij-gevoel’. Het onderzoek van 2013 is gebaseerd op de resultaten van de vorige meting en op actuele thema’s die binnen het ministerie van Financiën spelen. En ook nu is het medewerkersonderzoek weer een groot succes te noemen. Waarom? Volgens Petra Lemckert, Expert Arbeid en Gezondheid, zijn er drie succesfactoren: de hoge respons (79,2%), de focus op actuele thema’s (werkdruk, facilitaire zaken en ‘Het nieuwe Werken’) en de nadruk op het ‘aan de slag traject’.

Het geheim achter de hoge respons

Pas bij een vervolgmeting wordt duidelijk in hoeverre een organisatie aan de slag is gegaan met de resultaten

Het ministerie van Financiën ziet medewerkersonderzoek als een belangrijk instrument om tot goed werknemer- en werkgeverschap te komen. Volgens Lemckert zegt één meting nog niet zoveel. “Pas bij een vervolgmeting wordt duidelijk in hoeverre een organisatie aan de slag is gegaan met de resultaten van de vorige meting. Het is een proces dat moet leiden tot optimale prestaties, zowel op individueel- als organisatie niveau.” 

Met deze gedachte is het ministerie van Financiën het onderzoek ingegaan. Dit heeft geleid tot een respons van maar liefst 79,2% onder de 1.700 medewerkers. Dit is een stijging van 25% ten opzichte van de vorige meting. Dit prachtige resultaat komt natuurlijk niet uit het niets. Wat heeft het ministerie gedaan om dit te bewerkstelligen? Lemckert stelt: “Wij hebben veel aandacht besteed aan de communicatiefase. Het medewerkersonderzoek is uitvoerig besproken binnen de Bestuursraad, het Bedrijfsvoeringsberaad en bij de verschillende directoraten-generaal.

Voordat de vragenlijst werd verstuurd, is aan alle leidinggevenden en medewerkers duidelijk gemaakt wat het doel van het onderzoek was. We benadrukten dat we graag in dialoog gaan met de medewerkers. Dat is namelijk de enige manier om impact te genereren. Tot slot heeft de inzet van Secretaris Generaal Manon Leijten ervoor gezorgd dat het onderzoek ging leven onder de medewerkers. Zij heeft vanaf de eerste minuut in de voorbereiding gecommuniceerd hoe belangrijk het is dat medewerkers hun stem laten horen.”

Inhaken op actuele thema’s

Om het medewerkersonderzoek toegevoegde waarde te geven, is het van belang om thema’s te behandelen die leven op de werkvloer. De focus van het onderzoek lag op werkdruk, want in de vorige meting kwam naar voren dat niet iedereen binnen het ministerie van Financiën hier even tevreden over is. Voordat het onderzoek plaatsvond, is gekeken naar wat beter zou kunnen binnen de organisatie. Hieruit bleek dat ‘Het Nieuwe Werken’ en de ‘interne faciliteiten’ de nodige aandacht verdienen. Door extra vragen te stellen over deze onderwerpen kreeg het onderzoek de juiste lading en voelden de medewerkers zich gehoord.

De kracht van het ministerie

Uit het onderzoekt blijkt dat de tevredenheid over de werkdruk nagenoeg stabiel is gebleven ten opzichte van 2011. Is het ministerie hier tevreden mee? Lemckert: “Dit is een relatief mooi resultaat als je bedenkt dat de afgelopen jaren zijn gekenmerkt door de financiële crisis. Tel daar bij op dat het ministerie van Financiën een grote rol heeft gespeeld bij de kabinetsformaties en vele politieke akkoorden. We kunnen dus concluderen dat wij het als organisatie goed hebben gedaan. Het ‘wij-gevoel’ van een paar jaar geleden is alleen maar sterker geworden.De medewerkers scoren erg hoog op het gebied van binding en voelen zich trots om voor het ministerie van Financiën te werken. Ook worden de lijntjes kort gehouden zodat mensen snel kunnen handelen; de interne communicatie is goed op elkaar afgestemd.” Maar het ministerie van Financiën wil meer. Ondanks dat de tevredenheid over de werkdruk stabiel is gebleven, wil het ministerie deze tevredenheid verhogen. Lemckert: “Als we het slim aanpakken kunnen we de komende jaren dezelfde hoeveelheid werk verrichten en tegelijkertijd de werkdruk verlagen. Dan kunnen we met z’n allen stappen maken om binnen Financiën een ideale werkomgeving te creëren.”

Welke slagen heeft het ministerie van Financiën inmiddels gemaakt in het ‘aan de slag traject’?

Nadat een medewerkersonderzoek is afgerond, is het zaak om aan de slag te gaan met de resultaten. Een onderzoek dat in de la verdwijnt, heeft namelijk weinig toegevoegde waarde. Het medewerkersonderzoek van InternetSpiegel is een vast agendapunt geworden binnen het Bedrijfsvoeringsberaad. Zij zorgen ervoor dat het onderzoek ook in de Bestuursraad onder de aandacht blijft. Daarnaast heeft Effectory verschillende presentaties verzorgd waarin de resultaten en actiepunten met de medewerkers zijn besproken. Deze presentaties werden door enorm veel medewerkers bezocht, wat aangeeft hoe betrokken men is.

De aandachtspunten in het ‘aan de slag traject’ zijn werkdruk, facilitaire zaken en ‘Het Nieuwe Werken’. Werkdruk is geen nieuw onderwerp voor Financiën en het is belangrijk om werkdruk bespreekbaar te maken. Hierin is ontzorgen essentieel. Daarnaast is het van belang om medewerkers persoonlijke aandacht te geven en successen te vieren.

Op termijn wil het ministerie van Financiën naar 0,7 werkplek per FTE.  Het ministerie wil met name slagen maken in het thuiswerken. Momenteel wordt geanalyseerd of dit daadwerkelijk haalbaar is. Hierbij wordt gekeken naar ondersteunende ICT-middelen waarmee een basis gecreëerd kan worden voor flexibele werkplekken. Het flexibele werken dient te leiden tot een efficiëntere manier van werken. Ook wordt er gekeken naar verbetering van de kwaliteit van de facilitaire zaken (bijvoorbeeld extra schoonmaak en andere koffie in de koffieautomaten). Een optimale interne dienstverlening zorgt er namelijk voor dat de medewerkers hun werkzaamheden goed uit kunnen voeren. Om dit te bewerkstelligen wordt er in 2015 een intern klanttevredenheidsonderzoek met InternetSpiegel uitgevoerd. Daarnaast zijn er aandachtspunten op het gebied van loopbaan/doorgroeimogelijkheden. Al deze zaken hebben als doel om de werkdruk te verlagen en het werkplezier te verhogen.

Succesvolle samenwerking

Het ministerie van Financiën ziet medewerkersonderzoek niet als een eenmalige meting, maar als een continu bedrijfsproces. Lemckert is dan ook erg te spreken over het onderzoek: “De samenwerking met Effectory is zeer succesvol te noemen. De inhoud en de opzet van het onderzoek sloten goed aan bij wat er in de organisatie speelt. De heldere rapportages maken het gemakkelijk om concrete actiepunten op te stellen. Het medewerkersonderzoek en het ‘aan de slag traject’ zijn meer gaan leven binnen de organisatie. Daarnaast dacht het projectteam van Effectory, de consultants Thera van den Heuveln en Eeke Zeilstra, altijd goed met ons mee.”